Mengatur Resiko Internal Sebuah Laporan Keuangan

Mengatur resiko internal yang dihadapi LSM setiap harinya.

Di sini kita akan memikirkan bagaimana mengatur resiko internal yang dihadapi LSM setiap harinya. Mengatur resiko internal dapat dilakukan dengan serangkaian pengontrolan, pengecekkan dan pencocokkan yang apabila dilaksanakan dengan semestinya, akan mencegah terjadinya kerugian dan dapat mendeteksi kesalahan atau kelalaian dalam laporan keuangan.

Kontrol sangat penting dalam melindungi orang-orang yang memegang urusan keuangan organisasi karena kontrol akan melenyapkan semua kecurigaan akan, maupun godaan untuk, ketidakjujuran.

Ada beberapa kategori yang berbeda dalam kontrol internal:

Pemberian Otorisasi

Dewan kehormatan menyerahkan otorisasi kepada CEO dalam menjalankan organisasi. Dalam organisasi yang besar dan sibuk sangatlah tidak praktis apabila hanya ada satu orang saja yang membuat semua keputusan dan memberi otorisasi atas semua transaksi. Karenanya, CEO selanjutnya akan memberi otorisasi kepada para staff untuk meringankan beban dan menjamin operasi berjalan dengan mulus apabila staff yang bertanggungjawab tidak hadir.

Dokumen Pemberian Otorisasi

Setiap organisasi sebaiknya membuat keputusan di awal tentang siapa mengerjakan apa di dalam prosedur keuangan. Apa yang telah diputuskan sebaiknya dicatat dalam dokumen pemberian otorisasi; dokumen ini bertujuan untuk memperjelas siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan, melakukan pembayaran dan menandatangani dokumen hukum sebagai wakil dari organisasi sehingga tidak terjadi kebingungan mengenai masalah tanggung jawab.

Dokumen Pemberian Otorisasi sebaiknya berisi petunjuk untuk tugas-tugas seperti:

• Membuat dan memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pemesanan barang dan jasa
• Menandatangani cek
• Authorising staff expenses
• Memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pengeluaran staf
• Memegang uang masuk dan cek
• Akses ke brankas dan petty cash
• Mengecek dan memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan catatan akuntansi
• Menandatangani berkas-berkas hukum

Dokumen Pemberian Otorisasi harus disetujui oleh dewan utama dan sebaiknya dikaji setiap tahunnya untuk memastikan apakah dokumen ini masih cocok diterapkan. Dokumen ini juga sebaiknya mengatur prosedur-prosedur pengalihan tugas yang perlu dilakukan apabila ada salah seorang personal inti yang absen. Pelanggaran prosedur pemberian otorisasi merupakan masalah serius dan harus ditangani dengan tepat.

Aturan dalam Pemberian Otorisasi

Ada beberapa aturan dasar yang harus ditinjau ketika membuat dokumen pemberian otorisasi:

• Tingkatan otorisasi yang paling rendah harus dijelaskan – sudah sewajarnya kalau orang-orang yang berada di tingkat manajemen yang lebih atas juga memiliki otorisasi yang mereka punyai.
• Tidak ada seorang pun yang boleh memberi otorisasi atas transaksi yang akan memberikan keuntungan untuk dirinya sendiri. Hal ini dapat membuat setiap individu rentan terhadap tuduhan penyalahgunaan.
• Sub-ordinat tidak boleh memberi otorisasi atas pembayaran kepada manajer – tanggung jawab ini harus diserahkan pada jabatan yang lebih senior dalam struktur manajemen.

Semua batasan dan persyaratan dalam pemberian otorisasi harus dijelaskan secara jelas. Sebagai contoh seseorang diijinkan untuk melakukan pengeluaran sampai dengan jumlah tertentu, atau dalam kategori tertentu, atau asal tidak melebihi anggaran.

Mengatur resiko internal dapat dilakukan dengan serangkaian pengontrolan, pengecekkan dan pencocokkan yang apabila dilaksanakan dengan semestinya, akan mencegah terjadinya kerugian dan dapat mendeteksi kesalahan atau kelalaian dalam laporan keuangan.

Pemisahan Tugas

Untuk melindungi siapa saja yang menjalankan prosedur dan untuk mencegah segala goidaan terjadinya penyalahgunaan dana maka harus ada pemisahan tugas dalam prosedur keuangan.

Sebagai contoh, tugas pemesanan barang, penerimaan barang, pemberian otorisasi pembayaran, pencatatan akun dan rekonsiliasi akun tidak boleh hanya dikerjakan oleh satu orang saja. Selain dapat memperlemah kontrol keuangan hal ini juga akan memberikan tanggung jawab yang terlalu besar pada satu orang dan apabila orang tersebut pergi dari organisasi atau absen dalam waktu yang lama maka keuangan akan macet dan berhenti.

Oleh karena itu sebisa mungkin tugas-tugas yang ada dibagi diantara tim staf dan/atau komisi jika hanya ada satu atau dua orang dalam keanggotaan staf.

Prosedur Pembelian Barang

Prosedur pembelian barang berisi tentang langkah dan persyaratan yang harus diikuti oleh staf dalam mendapatkan barang dan jasa sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien.Prosedur ini adalah contoh utama dalam praktek pemisahan tugas.

Prosedur ini akan :

• Menerangkan proses dan tanggung jawab dalam pemesanan, penerimaan dan pembayaran barang dan jasa.
• Menjelaskan metode pemabayaran atau penerimaan mana yang harus digunakan ketika membeli suatu barang dan jasa yang berbeda-beda – sebagai contoh kapan saat yang tepat untuk menggunakan petty cash (biasanya jarang), transfer bank (honor karyawan) atau rekening pemasok (peralatan kantor, bensin);
• Menjelaskan kapan quotation dari pemasok diperlukan – contohnya diperlukan 2 quotation untuk semua pengeluaran di atas $100;
• Mencakup daftar kontraktor/pemasok yang telah disetujui, jika diperlukan.

Menandatangani Cek

Tiap-tiap organisasi harus memiliki sebuah panel beranggotakan beberapa orang/penandatangan sebagai pilihan ketika beberapa jumlah tanda tangan untuk memberi otorisasi diperlukan. Harus ada cukup orang yang dinomunasikan sebagai penandatangan supaya administrasi pemabayaran bisa berjalan dengan efisien. Nama-nama penandatangan harus ditinjau secara rutin dan diperbaharui jika ada di antara mereka yang meninggalkan organisasi.

Sudah sewajarnya untuk memiliki lebih dari satu tanda tangan dalam cek untuk menghindarkan dari penipuan. Jangan pernah meminta penanda tangan untuk emnandatangani cek kosong karena hal ini bertolak belakang dengan tujuan mengapa lebih dari satu tanda tangan dibutuhkan.

Mengecek dan Memberi Otorisasi Catatan Akuntansi

Kunci tanggung jawab dari manajer (CEO atau Pengatur Keuangan pada Organisasi yang lebih besar atau Bendahara pada Organisasi yang lebih kecil) adalah untuk mengecek dan memberi otorisasi atas catatan-catatan/laporan-laporan, penghitungan uang petty cash dan peninjauan pemesanan perlengkapan kantor, dari waktu ke waktu.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSMterjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Selengkapnya kedua file tersebut dapat diunduh pada halaman Download, kategori Manajemen Keuangan, di sini, atau pada website resmi Mango.