Menyusun Anggaran Sebuah Proyek atau Program

Penganggaran tidak hanya sekedar mengisi lembaran dengan jumlah pengeluaran dan pendapatan

Menyusun anggaran sebuah proyek maupun program organisasi bisa menjadi tugas yang sangat berat membebani. Namun demikian, hal itu sangat penting bagi suatu organisasi yang merupakan cara untuk merencanakan dan memastikan bahwa sebuah organisasi telah mengalokasikan sumber dayanya dengan baik. Penganggaran tidak hanya sekedar mengisi lembaran dengan jumlah pengeluaran dan pendapatan – tetapi melibatkan langkah-langkah penting lainnya seperti perencanaan, pengawasan, dan penerapan terus menerus.

Sebelum Anda Menyusun Anggaran

Sebelum anda mengirim proposal beserta anggarannya kepada lembaga donor, anda harus mengerjakan PR lebih dulu! Sekarang banyak lembaga donor yang mempunyai petunjuk khusus mengenai anggaran. Anda harus yakin dulu bahwa lembaga donor tersebut tertarik dengan pekerjaan anda, atau mempunyai kriteria yang sesuai dengan wilayah keahlian anda. Persyaratan khusus anggaran bisa mencakup serangkaian tambahan seperti formulir aplikasi maupun surat dukungan yang harus anda sertakan. Jika anda tidak yakin dengan kualifikasinya, teleponlah donor tersebut dan bertanyalah. Hal ini akan mencegah anda membuang-buang waktu dengan memasukkan proposal dan anggaran yang tidak sesuai dengan program donor tersebut.

Apa yang Dimaksud dengan Anggaran?

Anggaran adalah daftar seluruh pengeluaran yang telah direncanakan. Pada dasarnya, anggaran adalah sebuah dokumen yang menterjemahkan rencana ke dalam uang. Uang harus digunakan untuk membiayai kegiatan yang telah direncanakan (pengeluaran), dan uang dibutuhkan untuk menutup biaya agar pekerjaan bisa diselesaikan (pemasukan). Anggaran adalah perkiraan mengenai berapa banyak uang yang anda perlukan untuk mengerjakan program anda.

Menyusun anggaran sebuah proyek maupun program organisasi bisa menjadi tugas yang sangat berat membebani. Namun demikian, hal itu sangat penting bagi suatu organisasi yang merupakan cara untuk merencanakan dan memastikan bahwa sebuah organisasi telah mengalokasikan sumber dayanya dengan baik.

Mengapa Anggaran?

Anggaran adalah alat penting yang akan membantu organisasi anda dalam hal manajemen keuangan. Menyusun sebuah anggaran membantu anda memastikan berapa jumlah uang yang akan anda butuhkan untuk melakukan rencana kerja anda. Jika jumlahnya melebihi perkiraan pemasukan, maka rencana penganggaran juga akan membantu memperkirakan biaya pokok yang penting dan bisa disesuaikan dengan perkiraan pemasukan.

Anggaran juga membantu organisasi untuk mengelola pengeluaran melalui siklus proyek atau program. Jika digunakan sebagai acuan, anggaran akan menunjukkan kepada anda kapan sejumlah uang tertentu dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan. Anggaran juga penting bagi akuntabilitas dan transparansi keuangan – suatu organisasi akan siap menjawab pertanyaan tentang keuangan jika mereka sudah punya anggaran yang tepat dan transparan. Anggaran tidak hanya berfungsi sebagai alat monitoring saja, tetapi juga menunjukan harapan dan prioritas dari suatu organisasi atau proyek. Mempunyai anggaran yang seimbang juga penting bagi keberlanjutan suatu organisasi, karena hal itu menunjukan bahwa jika satu sumber pemasukan tidak bisa didapatkan, maka masih ada sumber pemasukan lain untuk menjalankan organisasi tersebut.

Kapan Menyusun Anggaran?

Anggaran bisa dibuat untuk biaya operasional tahunan suatu organisasi atau bisa juga untuk suatu kegiatan/proyek tertentu. Penyusunan anggaran ini harus dilakukan setelahsuatu organisasi membuat perencanaan strategis dan rencana kerjanya. Walupun tampaknya mudah menyusun anggaran untuk keperluan seperti komputer maupun ruangan kantor, biaya yang sesungguhnya hanya bisa diketahui dengan perencanaan yang tepat dan terinci dari kegiatan yang riil dilakukan.

Siapa yang Harus Menyusun Anggaran?

Biasanya Staf Keuangan, Project Officer, dan/atau Direktur organisasi yang terlibat dalam proses penyusunan anggaran. Tim anggaran bisa berkumpul untuk memberi masukan berkenaan dengan anggaran, tetapi semua orang yang terlibat harus mempunyai pemahaman yang baik tentang nilai-nilai, strategi, dan rencana organisasi atau proyek. Jika digunakan pendekatan ‘dari bawah ke atas’ dan staf terlibat, maka implementasi anggaran akan lebih mudah untuk dikelola karena staf akan merasa turut bertanggung jawab dalam proses tersebut. Bandingkanlah dengan metode yang hanya melibatkan ‘manajemen level atas’ untuk menyusun anggaran dan kemudian menyerahkannya kepada staf untuk melaksanakannya.

Orang yang punya wewenang dalam mengatur anggaran harus benar-benar terlibat dalam persiapan dan implementasinya. Salah satu caranya adalah menunjuk seseorang untuk memimpin prosesnya, yang kemudian membagi-bagi anggaran organisasi ke dalam bagian-bagian kecil, dan meminta tim-tim yang terlibat untuk menyediakan informasi penting dari bagian mereka masing-masing. Orang tersebut kemudian mengkoordinir jalannya informasi untuk dibuat menjadi sebuah dokumen anggaran. Orang lain yang terlibat sebaiknya merupakan anggota pengurus yang ahli di bidang keuangan – mereka bisa sering membantu dalam anggaran ketika staf belum merasa percaya diri untuk menyusun anggaran sendiri. Setelah anggaran selesai, satu salinan dokumen anggaran harus diberikan kepada staf agar mereka memahami kegiatan keuangan divisi mereka dan hubungan antara kegiatan mereka dengan keseluruhan organisasi.

Disarikan dari buku: Buklet Penganggaran (Buklet 3 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 1-3.