Pemberian Otorisasi dalam Menjalankan Organisasi

Setiap organisasi sebaiknya membuat keputusan di awal tentang siapa mengerjakan apa di dalam prosedur keuangan.

Dewan kehormatan menyerahkan otorisasi kepada CEO dalam menjalankan organisasi. Dalam organisasi yang besar dan sibuk sangatlah tidak praktis apabila hanya ada satu orang saja yang membuat semua keputusan dan memberi otorisasi kepada staff untuk meringankan beban dan menjamin operasi berjalan dengan mulus apabila staff yang bertanggung jawab tidak hadir.

Dokumen Pemberian Otorisasi

Setiap organisasi sebaiknya membuat keputusan di awal tentang siapa mengerjakan apa di dalam prosedur keuangan. Apa yang telah diputuskan sebaiknya dicatat dalam dokumen pemberian otorisasi; dokumen ini bertujuan untuk memperjelas siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan, melakukan pembayaran dan menandatangani dokumen hukum sebagai wakil dari organisasi sehingga tidak terjadi kebingungan mengenai masalah tanggung jawab.

Dokumen Pemberian Otorisasi sebaiknya berisi petunjuk untuk tugas-tugas seperti:

• Membuat dan memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pemesanan barang dan jasa
• Menandatangani cek
• Authorising staff expenses
• Memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pengeluaran staff
• Memegang uang masuk dan cek
• Akses ke brankas dan petty cash
• Mengecek dan memberi otorisasi/menyetujui/mencahkan catatan akuntansi
• Menandatangani berkas-berkas hukum

Dokumen pemberian otorisasi bertujuan untuk memperjelas siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan, menandatangani dokumen hukum sebagai wakil dari organisasi sehingga tidak terjadi kebingungan mengenai masalah tanggung jawab.

Dokumen Pemberian Otorisasi harus disetujui oleh dewan utama dan sebaiknya dikaji setiap tahunnya untuk memastikan apakah dokumen ini masih cocok diterapkan. Dokumen ini juga sebaiknya mengatur prosedur-prosedur pengalihan tugas yang perlu dilakukan apabila ada salah seorang personal inti yang absen. Pelanggan prosedur pemberian otorisasi merupakan masalah serius dan harus ditangani dengan tepat.

Aturan dalam Pemberian Otorisasi

Ada beberapa aturan dasar yang harus ditinjau ketika membuat dokumen pemberian otorisasi.

• Tingkatan otorisasi yang paling rendah harus dijelaskan – sudah sewajarnya kalau orang-orang yang berada di tingkat manajemen yang lebih atas juga memiliki otorisasi yang mereka punyai.
• Tidak ada seorang pun yang boleh memberi otorisasi atas transaksi yang akan memberikan keuntungan untuk dirinya sendiri. Hal ini dapat membuat setiap individu renatn terhadap tuduhan penyalahgunaan.
• Sub-ordinat tidak boleh memberi otorisasi atas pembayaran kepada manajer – tanggung jawab ini harus diserahkan pada jabatan yang lebih senior dalam struktur manajemen.

Semua batasan dan persyaratan dalam pemberian ortorisasi harus dijelaskan secara jelas. Sebagai contoh seseorang diijinkan untuk melakukan pengeluaran sampai dengan jumlah tertentu, atau dalam kategori tertentu, atau asal tidak melebihi anggaran.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSMterjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Selengkapnya kedua file tersebut dapat diunduh pada halaman Download, kategoriManajemen Keuangan, atau pada website resmi Mango.