ANALISIS SISTEM INFORMASI

Pendahuluan 

Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan

pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat

penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat

memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu perusahaan. Jika

dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara

terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti: pengolahan data yang cepat dan

akurat, mendukung pengolahan data dalam skala besar.

Perusahaan sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba,

selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan,

menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat

membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan

suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi,

perusahaan akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual

dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi

pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien

biaya.

Perusahaan merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang penjualan pelumas. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada

perusahaan  masih dilakukan secara manual sehingga

kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan

penyusunan laporan penjualan dan piutang dagang, kesalahan pencatatan dan

perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi. Oleh karena

itu, perusahaan  bermaksud mengkomputerisasikan

sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah

sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan,

dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.

‘Jangan coba-coba untuk memperbaiki sesuatu kecuali kau memahaminya.’ Pernyataan tersebut mendeskripsikan fase analisis sistem. Selalu ada sistem saat ini atau yang sudah ada(current system), baik yang manual atau berbasis komputer untuk dianalisis. Fase analisis sistem memberikan pemahaman tentang sistem yang sudah ada, dan memberikan pengetahuan kepada analis sistem mengenai peluang untuk terus dikembangkan menjadi sistem informasi yang memenuhi kebutuhan bisnis. Karena itu fase ini menjadi acuan  dalam proyek pengembangan sistem informasi. Fase analisis sistem dikenal pula dengan sebutan fase studi, fase studi sistem saat ini, fase penyelidikan terinci, atau fase analisis kelayakan.

 

1.1       PENGERTIAN ANALISIS SISTEM

Pemahaman terhadap sistem saat ini menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

1.  Adakah masalah pada sistem yang lama?

2.  Apakah masalah yang ada harus dipecahkan?

3.  Apakah sistem yang baru layak untuk dibangun?

Analisis sistem adalah bagian dari daur hidup pengembangan sistem (System Development life cycle / SDLC). Tujuan dari analisis sistem adalah mempelajari dan memahami sistem saat ini untuk kemudian menganalisis masalah yang ada, melihat peluang untuk mengembangkannya dan batasan-batasannya.

Umumnya, pemilik, pengguna, desainer dan pembangun sistem sering memiliki perpektif berbeda pada sistem informasi. Beberapa tertarik pada hal-hal general, sedang yang lain fokus pada hal-hal yang rinci. Beberapa pada nonteknis, sedang yang lain sangat teknis. Ini menunjukkan jurang komunikasi yang selalu ada pada mereka sehingga membutuhkan seseorang untuk membuat solusi bisnis berbasis komputer sekaligus memahami teknologi informasi. Jembatan untuk jurang komunikasi tersebut adalah analis sistem (systems analyst). Kata lain untuk analis sistem adalah konsultan sistem, analis bisnis (business analyst), analis proses bisnis, arsitek sistem, insinyur sistem, insinyur informasi (information engineer), analis informasi (information analyst) dan integrator sistem.

Tim proyek akan dipimpin oleh manajer proyek tapi difasilitasi oleh analis sistem. Studi yang dilakukan terhadap sistem saat ini hendaknya meliputi semua pihak termasuk manajemen dan para pengguna sistem.

Setelah memahami sistem saat ini, masalah yang ada dan peluang, maka tim proyek menentukan tujuan pengembangan sistem informasi (tujuan dari proyek tersebut).

Fase analisis sistem terdiri dari tiga subfase (Hoffer George Valacich, 1999:240), yaitu :

1.       Menentukan kebutuhan sistem (determine System requirement)

2.       Menyusun kebutuhan sistem (structuring System requirement)

3.       Membuat alternatif strategi desain sistem dan memilih yang terbaik.

1.2       MENENTUKAN KEBUTUHAN SISTEM

Setelah selesai mengidentifikasi dan memilih proyek, (ini terjadi saat faseProject identification and identification selesai) maka tim proyek melanjutkan ke fase inisiasi dan perencanaan proyek. Setelah itu melanjutkan ke fase analisis. Lihat Gambar 1.0 Daur Hidup Pengembangan Sistem.

Gambar 1.0 Daur Hidup Pengembangan Sistem

Menentukan Kebutuhan Sistem

Di subfase menentukan kebutuhan sistem, manajer proyek dan tim analis sistem mengumpulkan informasi  dari pengguna di dalam sistem, dari pengguna yang hanya mengamati, serta dari laporan, formulir dan prosedur. Saat mengumpulkan informasi tim proyek melakukan semacam investigasi. Tujuan dari mengumpulkan informasi adalah memahami komponen di dalam organisasi, seperti : 

1.       Tujuan bisnis yang menentukan apa dan bagaimana pekerjaan diselesaikan.

2.       Informasi yang dibutuhkan semua pihak (manajemen, user) untuk mengerjakan pekerjaan masing-masing.

3.       Data yang dimiliki organisasi.

4.       Kapan bagaimana dan oleh siapa atau apa yang memindahkan, mengubah dan menyimpan data.

5.       Urutan dan ketergantungan antar berbagai kegiatan menangani (mengolah) data.

6.       Kebijakan dan panduan yang menjelaskan karakteristik bisnis dan pasar, serta lingkungan dimana bisnis dijalankan.

Pada saat mengumpulkan informasi, kita mungkin menyadari bahwa informasi yang akan dikumpulkan bisa saja sangat banyak, waktu yang dibutuhkan bisa saja sangat lama, terlalu banyak orang yang terlibat menyebabkan kerja tim tidak produktif,Karena itu diperlukan metode khusus untuk mengumpulkan informasi. Kita mengenal metode tradisional dan modern untuk mengumpulkan informasi.

1.3       METODE TRADISIONAL

Inti dari fase analisis sistem adalah mengumpulkan informasi. Kita harus mengumpulkan informasi tentang sistem informasi yang saat ini sedang digunakan, bagaimana keinginan user untuk memperbaiki sistem saat ini dan kegiatan operasional dengan sistem informasi yang benar-benar baru atau modifikasi dari sistem sebelumnya.

Metode tradisional untuk mengumpulkan kebutuhan sistem adalah :

1.       Wawancara

2.       Angket

3.       Observasi

4.       Analisis Prosedur dan Dokumen lain

1.3.1    Wawancara

Panduan saat mewawancara adalah :

1.       Rencanakan Wawancara

a.   Siapkan interviewee : buat janji untuk bertemu, prioritas pertanyaan

b.  Siapkan agenda, pertanyaan dan checklist

2.       Dengar dan catat hal-hal yang perlu (rekam pembicaraan bila dimungkinkan)

3.       Tinjau catatan dalam 48 jam setelah wawancara

4.       Bersikap netral

5.       Mencari pandangan lain.

Di bawah ini adalah contoh bagan wawancara :

Gambar  2.0 Contoh Bagan Wawancara

1.3.2    Angket

Angket umumnya berisi kumpulan close-end pertanyaan, artinya pertanyaan-pertanyaan di dalamnya dan pilihan jawabannya cukup singkat. Seorang analis sistem yang cukup pengalaman dan sering berlatih akan dapat membuat pertanyaan-pertanyaan yang baik. Karena pertanyaan-pertanyaan di angket adalah tertulis, maka harus benar-benar jelas dalam arti harfiah dan terurut secara lojik. 

Angket lebih murah dibandingkan wawancara, karena angket tidak membutuhkan petugas pengawas secara langsung saat beberapa orang mengisi angket pada waktu yang sama.

1.3.3    Observasi

Manusia tidak selalu menjadi informan yang dapat diandalkan, meskipun manusia berusaha berkata jujur. Karena itu kita dapat menggali informasi dengan cara memperhatikan secara langsung apa yang mereka kerjakan, bukan dengan cara mendengarkan apa yang mereka katakan.

Sebagai contoh, manajer A menceritakan bagaimana dia menghabiskan waktunya dalam bekerja, bahwa dia mengerjakan setiap tugas sesuai rencana, bekerja sangat keras dan konsisten untuk memecahkan masalah, serta dapat mengendalikan setiap langkahnya dalam bekerja. Namun setelah diamati langsung oleh seorang analis sistem, ditemukan bahwa manajer A tidak bekerja dengan fokus, memecahkan masalah untuk jangka pendek saja, dan terlalu banyak ‘gangguan’ seperti seringnya telepon masuk, atau kunjungan dari bawahan atau manajer lain. Ini menunjukkan informasi yang didengar tidak sesuai dengan yang dilihat di lapangan.

1.3.4    Analisis Prosedur dan Dokumen Lain

Metode lain yang dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan cara mempelajari dokumentasi sistem dan organisasi untuk menemukan detil rincian mengenai sistem saat ini dan organisasi yang didukung sistem tersebut.

Informasi yang didapatkan dari menganalisis dokumen tentang kebutuhan sistem baru adalah : 

1.       Alasan mengapa sistem saat ini dibangun 

2.       Masalah yang ada pada sistem saat ini

3.       Peluang untuk memenuhi kebutuhan baru

4.       Arahan organisasi yang mempengaruhi kebutuhan sistem informasi, misalnya hubungan dengan pelanggan dan distributor

5.       Data dan aturan pengolahan data.

Gambar  1.0 Contoh sebuah prosedur

Gambar 4.0 Contoh sebuah faktur (invoice)

1.4       METODE MODERN

Metode modern yang digunakan untuk mengumpulkan informasi penting telah banyak digunakan oleh analis-analis sistem. Metode tersebut menggunakan teknik yang disebut :

1.       Joint Application Design (JAD)

2.       Sistem Dukungan Kelompok (Group System Support / GSS)

3.       CASE (Computer-aided Software engineering) tools

4.       Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering / BPR).

Teknik – teknik modern tersebut dapat mendukung pengumpulan informasi secara efektif dan terstruktur, sambil juga mengurangi penggunaan waktu untuk fase analisis.

1.4.1    Joint Application Design (JAD)

JAD mengumpulkan user kunci, manajer dan analis sistem yang terlibat dalam analisis sistem saat ini. JAD mirip dengan wawancara berkelompok hanya menggunakan aturan dan agenda yang berbeda dengan wawancara pada umumnya.

Tujuan JAD adalah mengumpulkan informasi kebutuhan sistem secara simultan dari orang-orang di posisi penting yang terlibat di dalam sistem. Hasilnya adalah pada waktu yang sama analis sistem dapat melihat hal-hal apa yang menjadi kesepakatan di antara orang-orang penting tersebut, dan hal-hal apa yang menjadi konflik.

Sesi JAD diadakan di ruangan khusus dimana partisipan duduk mengeliling meja berbentuk sepatu kuda. Ruangan terdiri dari whiteboard,overhead Projector, flip chart sheet, scanner, printer dan  computer-generated display. Flip chart paper digunakan untuk mencatat track of issueyang tidak dapat dipecahkan selama sesi JAD atau topik-topik yang membutuhkan informasi tambahan yang dapat dikumpulkan di luar sesi JAD.

Hasil dari JAD adalah dokumen tentang detil pekerjaan dari sistem saat ini dihubungkan dengan studi dengan sistem penggantinya.

Gambar 5.0 Ilustrasi sesi JAD

1.4.2    Sistem Dukungan Kelompok

Sistem Dukungan Kelompok (Group System Support / GSS) didesain khusus untuk mengurangi beberapa masalah dengan pertemuan secara berkelompok. Agar setiap orang di pertemuan  / rapat memiliki kontribusi yang sama, maka setiap anggota kelompok mengetikkan komentar ke komputer dan bukan berbicara langsung. GSS diatur sehingga semua anggota grup dapat melihat apa yang diketik oleh anggota lain.

Apabila semua orang mengetik, bukan berbicara, maka semua orang memiliki kesempatan berkontribusi yang sama, dan kesempatan mendominasi pertemuan oleh satu individu dapat dihindari. Komentar yang diketikkan ke GSS adalah anonim, ini menghindari kritik yang ditujukan ke individu.

Teknik GSS dan JAD dapat saja digabung, agar menambah kekuatan dalam mengumpulkan informasi.

1.4.3    CASE tools

CASE (computer-aided Software engineering) tool adalah perangkat lunak untuk membangun sistem informasi secara otomatis. Ini mempercepat proses menganalisis kebutuhan sistem, dan orang-orang yang memiliki kemampuan menggunakan tool ini sangat dibutuhkan tim proyek pengembangan sistem informasi.

Di bawah ini gambaran CASE tool dalam mendukung hampir semua fase dalam daur hidup pengembangan sistem :

Gambar 6.0 CASE tool mendukung pengembangan sistem

secara efektif

1.4.4    Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Perhatikan analogi berikut. Dimisalkan Andi adalah seorang pemain golf terkenal di Indonesia. Dia belajar bagaimana mengendalikan bola di cuaca berangin kencang, menggiring bola di area rumput hijau yang luas, memukul bola di lapangan hijau bergelombang, dan dapat mencapai target tanpa dibantu trainer. Suatu hari Andi mengikuti pertandingan golf di USA, saat itu dia menyadari lingkungan persaingan di sana tidak cocok dengan gaya bermainnya selama ini. Andi perlu mengubah ulang semua taktik permainannya, belajar kembali bagaimana mencapat target, memutar dan menghentikan bola di lapangan hijau yang penuh ‘gangguan’ dari orang-orang asing dan wartawan. Apabila Andi dapat mengubah ulang (reengineering), maka dia bisa bertahan, tanpa reengineering Andi takkan pernah menjadi pemenang.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis (business Process reengineering / BPR)  adalah mencari dan mengimplementasikan perubahan radikal dalam proses bisnis utuk mencapai terobosan baru pada produk dan jasa.

Langkah-langkah BPR :

1.       Identifikasikan proses-proses yang akan di-rekayasa ulang

Pahami proses yang menjadi kunci proses bisnis. Kunci proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan terstruktur yang didesain unuk menghasilkanoutput tertentu bagi pelanggan atau pasar tertentu. Pahami kunci proses bisnis, kemudian ubahlah urutan dan struktur kegiatan-kegiatan tersebut untuk memperbaiki kepuasan pelanggan (pelayanan berkualitas dan cepat).

2.       Tentukan teknologi

Sekali kunci proses bisnis dan kegiatannya telah diidentifikasi, maka teknologi informasi harus diterapkan ke proses bisnis tersebut. Sebagai contoh, perusahaan Saturn menggunakan basis data penjadualan produksi dan EDI (electronic data interchange) yang memungkinkan para supplier dan perusahaan Saturn seperti ‘satu’ organisasi.

1.5       MENYUSUN KEBUTUHAN SISTEM

Setelah menentukan kebutuhan sistem, maka kegiatan selanjutnya adalah menyusun kebutuhan sistem dengan cara membuat model kebutuhan sistem. Tujuan pemodelan adalah untuk menjelaskan tentang :

1.       Bagaimana data mengalir

2.       Proses perubahan data menjadi informasi

3.       Relasi antar data (tabel)

4.       Bagaimana data disimpan. 

Gambar7.0 Daur Hidup Pengembangan Sistem

Memodelkan Kebutuhan Sistem

Kakas (tools) yang dapat digunakan untuk memodelkan kebutuhan sistem adalah :

1.       Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), memodelkan aliran data dan proses di dengan metode terstruktur. Diagram ini memodelkan sistem berorientasi pada fungsi atau proses.

2.       Diagram Use-Case, memodelkan kebutuhan sistem dengan metodeObject-oriented. Diagram ini fokus pada objek atau konsep. Use Casedigunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut.

3.       Diagram Entity-Relationship, memodelkan konsep data dan relasi antar data.

1.5.1    Model Kebutuhan Sistem dengan Diagram Alir Data

Berikut ini adalah contoh diagram alir data yang menunjukkan kebutuhan sistem di Hoosier Burger.

Hoosier Burger adalah sebuah restoran cepat saji yang menyediakan berbagai macam makanan khususnya burger. Hoosier Burger terkenal dengan burger dagingnya yang paling enak di sebuah kota di salah satu negara bagian di Amerika Serikat. Penduduk di kota tersebut sering membeli burger di restoran Hoosier Burger.

Setelah dianalisis, maka model kebutuhan Sistem Informasi Penyajian adalah seperti di bawah ini :

Gambar 8.0 Contoh Diagram Alir Data

 Sistem Informasi Penyajian

1.5.2    Model Kebutuhan Sistem dengan Diagram Use-Case

Berikut ini adalah Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru di sebuah universitas. Aktor adalah orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi. Aktor pada sistem ini mahasiswa (student), kantor bendahara (bursar’s office), petugas pendaftaran (registration clerk) dan instruktur (instructor). Setelah dianalisis, maka model kebutuhan sistem informasi tersebut adalah seperti di bawah ini :

Gambar 9.0 Contoh Diagram Use-Case

Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru

1.5.3    Model Kebutuhan Sistem dengan Diagram Entity-Relationship

Setiap perkara pencurian sepeda motor ditangani polisi, baik polisi kriminal ataupun polisi lalu lintas. Pencuri yang ditangkap akan dijatuhi hukuman sesuai hukum yang berlaku. Untuk kasus tersebut dibuatkan model konsep data dan relasi antar data dengan diagran Entity-Relationship seperti di bawah ini :

                                

Keterangan : C = pencurian, G = penangkapan, B= pemberian hukuman

                                                

Gambar 10.0 Contoh Diagram Entity-Relationship

Sistem Penanganan Pencurian Sepeda Motor

1.6       MEMBUAT ALTERNATIF DESAIN STRATEGI SISTEM

Tahapan ini disebut juga desain strategi, di sini kita akan menyusun strategi untuk menggantikan sistem yang lama.

Proses memilih strategi terbaik adalah : (1) membagi kebutuhan ke dalam beberapa kumpulan kemampuan / spesifikasi, diurutkan dari spesifikasi minimum dimana user dapat menerima, sampai ke spesifikasi menengah dan tinggi dimana perusahaan mampu mendanai dan mengembangkannya, (2) menghitung berbagai potensi lingkungan implementasi (seperti hardware,System software, network platform) yang memenuhi syarat dari beberapa kumpulan spesifikasi yang telah disebutkan sebelumnya, (3) menyusun cara untuk memperoleh beberapa kumpulan spesifikasi untuk lingkungan implementasi yang berbeda.

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menyusun strategi adalah :

1.       Outsourcing. Apabila organisasi lain mengembangkan dan/atau menjalankan sebuah aplikasi untuk organisasi kita, maka hal ini disebutOutsourcing. Contoh, seorang analis mempertimbangkan bahwa untuk mengimplementasikan sebuah aplikasi bagi perusahaan klien, klien tersebut tidak harus membangun sendiri aplikasinya melainkan dapatdibuat oleh perusahaan lain.

2.       Sumber daya Software. Software yang akan diimplementasikan dapat diperoleh dari pabrikan hardware, produser paket software, produsercustom software, solusi enterprise-wide, pengembang dari dalam perusahaan (in-house) dan off-the-shelf Software (Software ‘siap pakai’) dibandingkan in-house software.

3.       Hardware dan perangkat lunak sistem. Memilih strategi perangkat lunak sistem antara lain seperti sistem operasi, DBMS, bahasa pemrograman, dan perangkat lunak jaringan. Hal-hal yang harus dipertimbangkan antara lain adalah biaya pembelian dan instalasi, user sudah familiar dengan perangkat lunak sistem yang lama, integrasi dengan aplikasi baru menyebabkan kerancuan atau kemajuan?

4.       Implemensi. Implementasi sistem informasi baru sama seperti merubah proses / prosedur kerja di dalam organisasi. Bahkan sistem baru menyebabkan perubahan dalam bekerja, relasi dengan pegawai dan pelanggan, dan membutuhkan keahlian baru.

5.       Masalah Organisasi. Masalah pertama di dalam organisasi adalah pengelolaan biaya. Implementasi sistem informasi baru menyebabkan organisasi harus mengeluarkan biaya, demikian pula untuk training dan pembelian hardware / Software baru. Masalah kedua adalah organisasi dapat mendukung atau tidak dengan alternatif strategi sistem meskipun organisasi memiliki dana yang cukup. Misalnya sistem baru benar-benar berubah secara dramatis dari sistem lama karena akan menyebabkan perubahan proses bisnis organisasi.

1.7       CONTOH ANALISIS SISTEM PERSEDIAAN BAHAN MAKANAN DI BENGKEL PERUT RESTAURANT

Bengkel Perut Restaurant adalah rumah makan cepat saji dibelakang kampus Gunadarma, Depok. Setiap harinya menjual makanan paling enak di kota Depok, pelanggannya kebanyakan pelajar dan mahasiswa. LingkunganBengkel Perut terdiri dari elemen luar yang berinteraksi dengan sistem seperti pelanggan, dan pesaing lain. Bengkel Perut  memiliki counter depan tempat pelanggan memesan makanan, dan pintu belakang dimana bahan makanan darisupplier dikirim. Gambaran sistem Bengkel Perut seperti di bawah ini :

    

Sistem Informasi Persediaan Bahan Makanan di Bengkel Perut dimulai dari pembuatan data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh supplier. Kemudian pelanggan yang datang memesan makanan akan dicatat pesanannya oleh petugas Counter. Catatan order diterima oleh petugas Counter, lalu disampaikan ke Kitchen (dapur). Koki di dapur mencatat bahan makanan yang dia gunakan untuk menyiapkan makanan. Proses ini mengupdate stok bahan makanan di Storage (gudang). Setelah selesai, makanan akan disajikan ke pelanggan di ruang makan. Selesai menyantap makanan, pelanggan membayar makanan ke petugas kasir di Office.  Petugas kasir akan mencatat makanan apa saja yang terjual. Setiap bulan, akan dibuatkan laporan Persediaan ke Manajer.

1.7.1    Analisis Kebutuhan Sistem

Proses analisis dilakukan dengan cara observasi/pengamatan langsung terhadap apa yang terjadi di rumah makan cepat saji Bengkel Perut. Terdapat kejadian operasional sebagai berikut :

a.        Mencatat data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh Supplier.

b.       Pelanggan memesan makanan.

c.        Pesanan pelanggan disampaikan ke kitchen (dapur).

d.       Makanan diantarkan ke meja pelanggan. Selesai makan, pelanggan akan melakukan pembayaran.

e.        Setiap akhir bulan akan dibuatkan laporan Persediaan untuk Manajer.

Maka Kebutuhan Proses Berbasis Komputer berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah :

1.       Mencatat Stok

2.       Mencatat Pesanan / Order

3.       Mengupdate Stok Bahan Makanan

4.       Mencatat Pembayaran

5.       Mencetak Kuitansi Pembayaran

6.       Mengupdate Makanan yang Terjual

7.       Membuat laporan Persediaan

Kebutuhan Dokumen dan Data (file) berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah  :

1.       Formulir Terima Bahan Makanan dari Supplier

2.       Formulir Order

3.       File Persediaan (Stok)

4.       File Pembayaran

5.       Kuitansi Pembayaran

6.       File Daftar Barang Terjual

7.       Laporan Persediaan

Menyusun Kebutuhan Sistem (Memodelkan Kebutuhan Sistem)

Pemodelan Kebutuhan Sistem tidak digambarkan dengan Tools apapun seperti pada subab 1.5. Melainkan hanya dituliskan saja input proses danoutput yang ada pada Sistem Informasi Persediaaan.

Model Kebutuhan Sistem Informasi Persediaan di  Bengkel Perut  adalah sebagai berikut :

1.       Proses : Update Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Terima Barang dari Supplier, File Persediaan
Output : File Persediaan (terupdate)

2.       Proses : Mencatat Pesanan
Input : Pesanan dari Pelanggan
Output : Formulir Pesanan

3.       Proses : Mengupdate Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Pesanan
Output : File Persediaan (terupdate)

4.       Proses : Mencatat Pembayaran, Mencatat Barang Terjual
Input : Formulir Pesanan
Output : File Pembayaran, File Daftar Barang Terjual

5.       Proses : Cetak Kuitansi
Input : File Pembayaran
Output : Kuitansi untuk Pelanggan

6.       Proses : Membuat Laporan Persediaan
Input : File Persediaan, File Daftar Barang Terjual
Output : Laporan Persediaan untuk Manajer

Membuat Alternatif Strategi Sistem dan Memilih yang Terbaik

Pada tahanpan ini kita akan membahas mengenai batasan proyek pengembangan sistem informasi nya. Contoh batasan proyek pengembangan Sistem Informasi Persediaan adalah :

1.       Dana pengembangan sistem tidak lebih dari $100,000.

2.       Sistem baru harus sudah dapat dioperasikan dalam waktu 6 bulan sejak proyek dikerjakan.

Di bawah ini adalah contoh alternatif strategi sistem untuk Sistem Informasi Persediaan Bengkel Perut:

Kriteria		Alternatif A	Alternatif B
1.	Otomatisasi Order	Ya	Tidak
2.	Real-time UpdatePersediaaan / Stok	Untuk beberapa Item	Untuk semua Item
3.	PengembanganSoftware	In-house	Off-the-self
4.	Software	Visual Basic	Borland Delphi
5.	Implementasi	2 hari	7 hari
6.	Training	Trainingsederhana	Full Training

Proses terakhir dari tahapan ini adalah pemilihan alternatif terbaik. Untuk otomatisasi order tidak perlukan karena order cukup dicatat di formulir pesanan. Pengembangan Software dilakukan in-house, karena sistem yang dibangun tidak terlalu kompleks, masih dapat ditangani oleh tim desain danprogrammer proyek. Software yang dipilih adalah Borland Delphi versi 8.0 dengan DBMS Paradox yang sudah built-in dengan Borland Delphi. Pengembangan Sistem tidak lebih dari 6 bulan, implementasi 7 hari, dan akan diadakan training sederhana selama 3 hari.