Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer

Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer

Audit sistem informasi berbasis komputer
Istilah system informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi berbasis-komputer merupakansatu rangkaian perangkat lunak dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi yang berguna.
Sistem Informasi

Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP)
Sistem Pemrosesan Data (DP)
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem Pakar (ES)
Sstem Informasi Eksekutif (EIS)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Pemrosesan Data
Pemrosesan data elektronik(EDP) merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menjalankan pemrosesan data transaksi suatu organisasi.EDP merupakan satu aplikasi system informasi yang fundamental di setiap organisasi. Seiring perkembangan teknologi komputer,yang makinbanyak dikenal oleh masyarakat,istilah pemrosesan data (DP) memiliki pengertian yang sama dengan EDP.
Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM)
menggambarkan penggunaan komputer untuk menyediakan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan manajer.Sistem informasi manajemen menyediakan beragam informasi yang lebih luas dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan oleh EDP. Sistem informasi manajemen mengakui bahwa manajer dalam suatu organisasi menggunakan dan membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan dan bahwa system informasi dapat membantu menyediakan informasi tersebut bagi manajer.

Subsistem SIM Fungsional
banyak organisasi menrapkan konsep SIM ke dalam area fungsional dalam organisasi. Istilah seperti system informasi pemasaran,system informasi manufaktur,serta system informasi sumber daya manusia mengindikasikan kaitan konsep SIM dengan pengembangan system informasi yang spesifik untuk mendukung pengambilan keputusan dalam subunit organisasi.

Sistem informasi pemasaran
merupakan suatu SIM yang memberikan informasi bagi departemen pemasaran.Banyak dari informasi yang disajikan berasal dari system informasi akuntansi,misalnya ringkasan penjualan dan informasi biaya. Informasi lain mesti dikumpulkan dari lingkungan organisasi misalnya data preferensi konsumen,profil konsumen,dan informasi produk pesaing.

Sistem informasi pemanukfakturan
merupakan SIM yang menyediakan informasi untuk digunakan oleh fungsi produksi. Banyak dari informasi yang disajikan berasal dari system informasi akuntansi.Contohnya adalah ringkasan persediaan dan informasi biaya.Informasi yang lain mesti dikumpulkan dari lingkungan organisasi,sebagai contoh data bahan baku,profil pemasok potensial,dan informasi mengenai teknik produksi yang baru.

Sistem informasi sumber daya manusia
adalah IM yang menyediakan yang berguna untuk fungsi personali atau sumber daya manusia.Banyak informasi yang disajikan berasal dari system informasi akuntansi.Contohnya adalah informasi upah dan ringkasan pajak penghasilan. Informasi yang lain mesti dikumpulkan dari lingkungan organisasi.Sebagai contoh,data regulasi pemerintah dan informasi pasar tenaga kerja.
Sistem informasi keuangan merupakan SIM yang menyediakan informasi yang berguna untuk fungsi keuangan.Banyak dari informasi yang disajikan berasal dari system informasi akuntansi.contohnya adalah informasi arus kas dan pembayaran tagihahn.Informasi yang lain mesti dikumpulkan dari lingkungan organisasi.Sebagai contoh,data tingkat bunga dan informasi pasar kredit.

Subsistem informasi
berdasarkan fungsi tersebut ada pada banyak organisasi.Area tertentu dalam organisasi bisa saja mengembangkan sendiri SIM yang sesuai dengan kebutuhannya.Fungs audit internal bisa saja mengembangkan sendiri system audit internal untuk memenuhi kebutuhannyaFungsi kualitas suatu organisasi. Secara logika,dan bukannya secara fisik,subsistem SIM sesuai fungsi merupakan bentuk implementasi konsep SIM dalam organisasi.

Sistem Pendukung Keputusan
Dalam system pendukung keputusan(DSS) data diproses ke dalam format pengambilan keputusan untuk memudahkan pengguna. DSS membutuhkan penggunaan model keputusan dan database yang sangat berbeda dengan model keputusan dan bentuk database dalam system DP. DSS dirancang untuk melayani kebutuhan rutin dan kebutuhan informasi secara umum.DSS dirancang untuk satu tipe keputusan tertentu bagi pengguna tertentu.Contohnya adalah penggunaan perangkat lunak spreadsheet untuk menjalankan analisis bagaimana-jika terhadap data operasional atau data anggaran contohnya,ramalan penjualan per personel pemasaran.

Sistem Pakar
Sistem pakar(ES) adalah system informasi yang berdasarkan pengetahuan mengenai area aplikasitertentu sehingga informasi tersebut dapat bertindak sebagai konsultan ahli bagi pengguna akhir.Seperti DSS,ES membutuhkan model keputusan dan database tertentu.Berbeda dengan DSS,ES membtuhkan pengembangan basis pengetahuan-pengetahuan special yang dimiliki oleh seorang pakar dalam area pengambilan keputusan-serta mesin inferensi-proses seorang pakar membuat satu keputusan.ES mencoba mereplikasikan keputusan yang akan dibuat oleh seorang pengambil keputusan dalam situasi keputusan yang sama.Perbedaan utam ES dari DSS adalah DSS membantu pengguna untuk mengambil keptusan,sedangkan ES membuat keputusan.

Sistem Informasi Ekskutif
Sistem informasi ekskutif (EIS) diakitkan dengan kebutuhan informasi strategic manajemen puncak,banyak informasi yang digunakan oleh manajer puncak berasal dari sumber lain di luar system informasi organisasi,sebagai contoh rapat,memo,televise,bulletin,dan aktivitas social.Sebagian informasi harus diproses oleh system informasi organisasi.EIS memungkinkan dan memudahkan manajer puncak untuk mengakses informasi tertentu yang telah diolah oleh system informasi organisasi. Informasi ini merupakan factor kunci yang telah diidentifikasikan oleh manajemen puncak sebagai informasi kritis bagi kesuksesan organisasi.Data actual versus data proyeksi pangsa pasar suatu kelompok produk;data actual versus data proyeksi laba rugi sebuah divisi dapat menjadi informasi kritis bagi eksekutif puncak.

Sistem Informasi Akuntansi
Analog dengan definisi sebelumnya,system informasi akuntansi(SIA) adalah system berbasis komputer yang dirancang untuk mentransformasi data kauntansi menjadi informasi.Istilah system informasi akuntansi memeiliki cakupan yang lebih luas,yaitu mencakup juga siklus pemrosesan transaksi,penggunaan teknologi informasi,dan pengembangan system informasi.


Adapun audit sistem informasi merupakan gabungan dari berbagai macam ilmu, antara lain :

1.Traditional Auditing
Traditional Auditing memberikan pengetahuan dan pengalaman tentang teknik pengendalian internal di sebuah sistem informasi.Beberapa pengendalian yang dilakukan dalam audit tradisional dapat dilakukan secara langsung dalam pengendalian lingkungan PDE. Metodologi umum untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti yang digunakan pada lingkungan PDE berasal dari audit tradisional. Auditor yang berpengalaman dengan tambahan pemahaman pengetahuan tentang komputer akan lebih mudah menerapkan logika pengendalian internal yang tradisional ke basis komputer.

2.Manajemen Sistem Informasi
Banyak kejadian ketika awal penerapan sebuah sistem pemrosesan data elektronik terjadi banyak ‘kecelakaan’. Seringkali memerlukan biaya yang sangat tinggi dan sering pula terjadi kegagalan dalam pencapaian tujuan. Hal ini karena belum adanya manajemen sistem informasi yang baik pada saat itu. Sebuah Information System Management akan menghasilkan cara-cara penerapan sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan dengan lebih baik melalui tahap-tahap pengembangan sistem, seperti: analisis sistem, perancangan sistem, programming, testing, implementation dan kemudian operasional serta pemantauan dan evaluasinya.

3.Ilmu Komputer
Pengetahuan teknik mengenai ilmu komputer sangat penting agar dapat menghasilkan kemampuan sistem informasi berbasis komputer yang dapat digunakan untuk safeguard assets, integritas data, efektifitas dan efisiensi. Teknologi komputer yang berkembang pesat dengan munculnya e-commerce, e-business, dan sebagainya akan membawa pengaruh besar kepada perkembangan teknologi informasi.

4.Behavioral Science
Kegagalan penerapan sistem informasi berbasis komputer di banyak organsiasi seringkali juga karena masalah perilaku organisasional, yang terkadang sering diabaikan dalam pengembangan sistem informasi. Kegagalan tersebut dikarenakan oleh adanya ‘resistance to change’ yang berasal dari puhak-pihak yang terkena dampak penerapan sistem informasi berbasis komputer.
Secara garis besar perlunya pelaksanaan audit dalam sebuah perusahaan yang telah mempunyai keahlian dalam bidang teknologi informasi yaitu antara lain:
A. Kerugian akibat kehilangan data
Data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan aset penting dalam organisasi bisnis saat ini. Banyak aktivitas operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi sebuah organisasi bisnis akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi organisasi tersebut di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.

Sebagai contoh adalah jika data nasabah sebuah bank hilang akibat rusak, maka informasi yang terkait akan hilang, misalkan siapa saja nasabah yang mempunyai tagihan pembayaran kredit yang telah jatuh tempo. Atau juga misalkan kapan bank harus mempersiapkan pembayaran simpanan deposito nasabah yang akan jatuh tempo beserta jumlahnya. Sehingga organisasi bisnis seperti bank akan benar-benar memperhatikan bagaimana menjaga keamanan datanya. Kehilangan data juga dapat terjadi karena tiadanya pengendalian yang memadai, seperti tidak adanya prosedur back-up file. Kehilangan data dapat disebabkan karena gangguan sistem operasi pemrosesan data, sabotase, atau gangguan karena alam seperti gempa bumi, kebakaran atau banjir.

B. Kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer
Pemrosesan komputer menjadi pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Banyak organisasi telah menggunakan komputer sebagai sarana untuk meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Mulai dari pekerjaan yang sederhana, seperti perhitungan bunga berbunga sampai penggunaan komputer sebagai bantuan dalam navigasi pesawat terbang atau peluru kendali. Dan banyak pula di antara organisasi tersebut sudah saling terhubung dan terintegrasi. Akan sangat mengkhawatirkan bila terjadi kesalahan dalam pemrosesan di dalam komputer. Kerugian mulai dari tidak dipercayainya perhitungan matematis sampai kepada ketergantungan kehidupan manusia.
C. Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah
Kualitas sebuah keputusan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil. Jika top manajer akan mengambil keputusan yang bersifat strategik, mungkin akan dapat ditoleransi berkaitan dengan sifat keputusan yang berjangka panjang. Tetapi kadangkala informasi yang menyesatkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.
D. Kerugian karena penyalahgunaan komputer (Computer Abused)
Tema utama yang mendorong perkembangan dalam audit sistem informasi dalam sebuah organisasi bisnis adalah karena sering terjadinya kejahatan penyalahgunaan komputer. Beberapa jenis tindak kejahatan dan penyalah-gunaan komputer antara lain adalah virus, hacking, akses langsung yang tak legal (misalnya masuk ke ruang komputer tanpa ijin atau menggunakan sebuah terminal komputer dan dapat berakibat kerusakan fisik atau mengambil data atau program komputer tanpa ijin) dan atau penyalahgunaan akses untuk kepentingan pribadi (seseorang yang mempunyai kewenangan menggunakan komputer tetapi untuk tujuan-tujuan yang tidak semestinya).
Hacking - seseorang yang dengan tanpa ijin mengakses sistem komputer sehingga dapat melihat, memodifikasi, atau menghapus program komputer atau data atau mengacaukan sistem.
Virus - virus adalah sebuah program komputer yang menempelkan diri dan menjalankan sendiri sebuah program komputer atau sistem komputer di sebuah disket, data atau program yang bertujuan mengganggu atau merusak jalannya sebuah program atau data komputer yang ada di dalamnya. Virus dirancang dengan dua tujuan, yaitu pertama mereplikasi dirinya sendiri secara aktif dan kedua mengganggu atau merusak sistem operasi, program atau data.

Dampak dari kejahatan dan penyalahgunaan komputer tersebut antara lain:
Hardware, software, data, fasilitas, dokumentasi dan pendukung lainnya rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi dan disalahgunakan.
Kerahasiaan data atau informasi penting dari orang atau organisasi rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi.
Aktivitas operasional rutin akan terganggu.
Kejahatan dan penyalahgunaan komputer dari waktu ke waktu semakin meningkat, dan hampir 80% pelaku kejahatan komputer adalah orang dalam.
E. Nilai hardware, software dan personil sistem informasi.
Dalam sebuah sistem informasi, hardware, software, data dan personil adalah merupakan sumberdaya organisasi. Beberapa organisasi bisnis mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah sistem informasi, termasuk dalam pengembangan sumberdaya manusianya. Sehingga diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi di bidang ini.
F. Pemeliharaan kerahasiaan informasi
Informasi di dalam sebuah organisasi bisnis sangat beragam, mulai data karyawan, pelanggan, transaksi dan lainya adalah amat riskan bila tidak dijaga dengan benar. Seseorang dapat saja memanfaatkan informasi untuk disalahgunakan. Sebagai contoh bila data pelanggan yang rahasia, dapat digunakan oleh pesaing untuk memperoleh manfaat dalam persaingan.

Pada saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai pemikiran bahwa proses audit akan harus banyak mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik, yaitu pengumpulan bukti (evidence collection) dan evaluasi bukti (evidence evaluation)
TUJUAN dan LINGKUP AUDIT SISTEM INFORMASI
Tujuan Audit Sistem Informasi dapat dikelompokkan ke dalam dua aspek utama, yaitu:
Conformance (Kesesuaian) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kesesuaian, yaitu : Confidentiality (Kerahasiaan), Integrity (Integritas), Availability (Ketersediaan) dan Compliance (Kepatuhan).
Performance (Kinerja) - Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kinerja, yaitu : Effectiveness (Efektifitas), Efficiency (Efisiensi), Reliability (Kehandalan).


PERAN AUDITOR dan AKUNTAN
Sebagian besar jurusan akuntansi mengisi posisi internal maupun eksternal auditor dan akan sangat dilibatkan dalam program dan proses audit. Para akuntan pemerintah atau industri akan membantu auditor untuk mengevaluasi informasi yang dihasilkan dan mengendalikan kelemahan pada system. Mereka yang dilibatkan dalam sistem analisis dan desain diharapkan dapat mengembangkan sebuah sistem yang menyediakan informasi yang handal.
Pemakaian auditor terus meningkat sebagai penasehat selama merancang pengembangan sistem. Auditor mungkin membantu dalam pemilihan ukuran keamanan dan kendali, menaksir cost, dan pengendalian keuntungan dan penentuan prosedur audit yang paling efektif.
DEFINISI AUDIT SISTEM INFORMASI
Merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak yang independen dan kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan sumber daya terkait, secara memadai telah dapat digunakan untuk:
melindungi aset,
menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data,
menyediakan informasi yang relevan dan handal,
mencapai tujuan organisasi dengan efektif,
menggunakan sumber daya dengan efisien,

TIPE AUDIT
Audit yang dilaksanakan sesuai tipe perusahaan yaitu operasional, compliance, pengembangan system, internal control, financial dan kecurangan audit. Empat jenis auditor yang dilibatkan dalam menyelenggarakan audit yang di list adalah:
Internal auditor adalah karyawan perusahaan, yang pada umumnya melaksanakan compliance, operasional, pengembangan sistem, pengawasan intern dan kecurangan audit.
Ekstenal auditor adalah akuntan publik independen yang ditugaskan oleh perusahaan, secara khusus melaksanakan audit keuangan. Dalam berbagai macam audit keuangan, eksternal auditor dibantu oleh internal auditor. akantetapi auditor eksternal yang bertanggung jawab untuk menegaskan kewajaran laporan keuangan.
Goverment auditor, melaksanakan pemenuhan audit atau menguji laporan perusahaan atas pengawasan yang menyangkut para pegawai pemerintahan. sebagai contoh, pemeriksa bank pemerintahan melaksanakan audit bank, auditor yang dtugaskan oleh auditor negara yang umumnya melaksanakan audit daerah dan para pegawai pemerintah
Fraud auditor, mengkhususkan dalam menyelidiki kecurangan dan bekerja secara tertutup dengan internal auditor dan pengacara. fraud examminer misalnya: kesatuan FBI penyelidikan kecurangan, perusahan besar akuntan publik , IRS, perusahaan asuransi.

Jenis-jenis audit:
Operational audit, terkonsen pada efisiensi dan efectifitas dengan semua sumberdaya yang digunakan untuk melaksanakan tugas, cakupanya meliputi kesesuaian praktik dan prosedur dengan peraturan yang ditetapkan
Compliance audit terkonsentrasi pada cakupan undang-undang, peraturan pemerintah, pengendalian dan kewajiban badan eksternal lain yang telah diikut.
Project manajement and change control audit,(dulu dikenal sebagai suatu pengembangan sistem audit) terkonsentrasi oleh efesiensi dan efektifitas pada berbagai tahap pengembangan sistem siklus kehidupan yang sedang diselenggarakan.
Internal control audit terkonsentrasi pada evaluasi struktur pengendalian internal
Financial audit terkonsentrasi pada kewajaran laporan keuangan yang menunjukan posisi keuangan, aliran kas dan hasil kinerja perusahaan.
Fraud audit adalah nonrecurring audit yang dilaksanakan untuk mengumpulkan bukti untuk menentukan apakah sedang terjadi, telah terjadi atau akan terjadi kecurangan. Dan penyelesaian hal sesuai dengan pemberian tanggungjawab.

Read More

Elemen-elemen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:
· Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
· Pelimpahan tanggung jawab.
· Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
· Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

Read More

sistem piutang dagang

Piutang 
adalah tuntutan (claims) terhadap pihak tertentu yang penyelesaiannya diharapkan dalam bentuk Kas selama kegiatan normal perusahaan. Klaim timbul karena berbagai sebab. misalnya penjualan secara kredit, pemberian pinjaman kepada karyawan, porsekot dalam kontrak pembelian, porsekot kepada karyawan, dll. Tidak semua klaim tersebut di sebut sebagai piutang.
Berikut ini beberapa bentuk klaim antara lain klaim terhadap kelebihan pembayaran pajak, klaim terhadap perusahaan angkutan atas barang-barang yang rusak atau hilang dalam perjalanan, klaim ganti rugi terhadap perusahaan asuransi, piutang terhadap pemesan saham, piutang penghasilan yaitu penghasilan yang sudah terjadi tetapi belum diterima, bunga yang masih harus diterima, sewa yang masih harus diterima, dll.
Jenis-Jenis Piutang
Piutang Dagang (Account Receivables) yaitu piutang yang timbul dari penjualan kredit barang atau Jasa yang merupakan usaha pokok perusahaan. Bila piutang timbul dari penjualan asset perusahaan, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu maka piutang tersebut tidak termasuk golongan piutang dagang
Wesel Tagih yaitu Piutang yang secara formil didukung oleh penjanjian untuk membayar secara tertulis (Notes Payable)
Piutang non dagang yaitu piutang yang timbul akibat penjualan asset, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu. Misalnya pinjaman karyawan.
Penyajian Piutang dalam Neraca
Penyajian piutang dalam neraca harus tetap menyajikan jumlah bruto piutang karena piutang yang tak dapat direalisasikan hanya berdasarkan taksiran. (Prinsip Akuntansi Indonesia 3.1 Pasal 9). Harus dipisahkan secara jelas antara piutang dagang, piutang karyawan dan piutang lainya. Apabila suatu perusahaan mempunyai hubungan jual beli dengan suatu pihak, sehingga terdapat piutang dagang dan juga utang dagang atau utang lainnya, penyajian dalam neraca tidak boleh dokompensasi akan tetapi harus dinyatakan secara terpisah.
Mencatat Piutang
Dalam sistim akuntansi manual, piutang dicatat oleh bagian khusus yang menangani piutang. Pada sistim akuntansi komputer umumnya pengembang menyerahkan tugas tersebut kepada komputer sehingga bagian piutang cukup melakukan verifikasi untuk menjamin validasi catatan yang dilakukan komputer.

Laporan Piutang

Piutang ( Account Receivable ) adalah salah satu informasi penting bagi perusahaan. Perusahaan tertentu misalnya perusahaan jasa biasanya menyebut dengan pendapatan yang masih harus diterima, Lembaga pendidikan tinggi menyebut Tunggakan uang kuliah dll. Sesungguhnya hal itu hanyalah penyesuaian nama sesuai jenis usaha.
Bagaimana mendapatkan informasi piutang dengan cepat?…
Dalam akuntansi manual pengolahan informasi piutang merupakan pekerjaan yang menuntut sumberdaya yang prima dalam menjalankan proses akuntansi yang cukup rumit. Mencatat timbulnya piutang dan menghapus piutang merupakan pekerjaan duplikasi dari beberapa unit dalam organisasi. Apalagi tanggung jawab pada masalah ini cukup berat karena menyangkut harta perusahaan yang diharapkan dapat diterima dalam bentuk uang pada waktu yang ditentukan. Kelalaian dalam pengolahan piutang dapat menimbulkan hal yang fatal yang berpotensi mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.
Dalam sistem akuntansi komputer berbasis database, sebagian besar pekerjaan tersebut diambil alih oleh komputer, sehingga pengolahan piutang jauh lebih mudah dimana bagian piutang secara elektonik menerima informasi piutang berdasarkan pengolahan yang dilakukan komputer dari sumber-sumber terkait.
Tiga Fungsi utama dalam organisasi yang mengaplikasikan sistem akuntansi komputer yang secara automatis terlibat dalam pengolah informasi piutang adalah :
Pembuatan Invoice : Mencatat timbulnya piutang dan
Penerimaan kas : Menghapus piutang
Memorial : Penyesuaian piutang terhadap hal yang tidak ditangani oleh fungsi penerimaan kas.
Pada saat pembuatan invoce komputer mengirimkan idendifikasi transaksi berupa nomor invoice ke buku piutang beserta total transaksi yang dicatat pada buku piutang dalam posisi debet. Informasi lainnya akan diperoleh melalui SQL sehingga tidak perlu dicatat ulang.
Saat mencatat penerimaan kas dengan cara berlawanan komputer mengirimkan indentikasi berupa nomor penerimaan kas beserta jumlah yang diterima dengan posisi kredit dengan menunjukan Nomor Invoice yang dilunasi sehingga secara langsung, data tersimpan dalam posisi debit dan kredit. Bila total debit dan kredit mencapai nilai 0 (nol) komputer memberi tanda pada transaksi tersebut bahwa transaksi telah lunas sehingga tidak ditampilkan lagi pada buku piutang.
Dalam kondisi lain, Kas diterima lebih dulu dari terjadinya transaksi sehingga tidak dapat mengirimkan informasi (untuk invoice yang mana) ke buku piutang karena transaksi yang dilunasi belum diketahui. Sehingga transaksi ini dicatat pada rekening pendapatan diterima dimuka pada posisi kredit. Selanjutnya bila transaksinya terealisasi maka akan terdapat dua informasi yaitu informasi pendapatan diterima dimuka disisi kredit dan informasi piutang di sisi debet. Hal ini ditangani dengan memorial Kredit yang mengkredit piutang dan mendebet pendapatan diterima dimuka.
Selanjutnya mari kita tinjau beberapa laporan mengenai piutang berikut ini :

Pada tampilan visual laporan piutang dapat piutang atau transaksi secara keseruhan baik semua pelanggan maupun pelanggan tertentu. Informasi diambil secara langsung secara elektronik dari file transaksi sehingga informasi piutang yang ditampilkan selalu uptodate sesuai transaksi yang dicatat ke sistem komputer oleh bagian terkait.

Bila ingin mendapatkan informasi piutang dalam bentuk grafik, hal itu adalah pekerjaan komputer, sehingga dapat diperoleh dengan mudah dalam hitungan detik. 
Kami memanmpilkannya dalam bentuk gabungan dengan hutang dagang dan beberpa option bentuk grafik, bahkan divisual ke lembar kerja excel.

Selanjutnya bila anda ingin menampilkan dalam bentuk laporan tercetak anda juga tinggal click tombol export, report segera di krim ke lembar kerja Excel sesuai dengan option yang telah anda tentukan.
Informasi yang ditampilkan pada laporan piutang adalah sesuai dengan kondisi saat di print-out dan secara langsung dipengaruhi oleh transaksi yang sedang diproses. Hal inimemungkinkan informasi yang diperoleh akan berbeda dengan informasi yang diprint-out berikutnya.

Read More

Contoh Analisis Sistem Persediaan Bahan Makanan di Bengkel Perut Restaurant

Bengkel Perut Restaurant adalah rumah makan cepat saji dibelakang kampus Gunadarma, Depok. Setiap harinya menjual makanan paling enak dan terjangkau buat mahasiswa Gunadarma, pelanggannya kebanyakan pelajar dan mahasiswa. Lingkungan Bengkel Perut terdiri dari elemen luar yang berinteraksi dengan sistem seperti pelanggan, dan pesaing lain. Bengkel Perut memiliki counter depan tempat pelanggan memesan makanan, dan pintu belakang dimana bahan makanan dari supplier dikirim. Gambaran sistemBengkel Perut seperti di bawah ini :

 

Gambar1.0 Sistem di Bengkel Perut Restaurant

Sistem Informasi Persediaan Bahan Makanan di Bengkel Perut dimulai dari pembuatan data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh supplier. Kemudian pelanggan yang datang memesan makanan akan dicatat pesanannya oleh petugas Counter. Catatan order diterima oleh petugas Counter, lalu disampaikan ke Kitchen (dapur). Koki di dapur mencatat bahan makanan yang dia gunakan untuk menyiapkan makanan. Proses ini mengupdate stok bahan makanan di Storage (gudang). Setelah selesai, makanan akan disajikan ke pelanggan di ruang makan. Selesai menyantap makanan, pelanggan membayar makanan ke petugas kasir di Office.  Petugas kasir akan mencatat makanan apa saja yang terjual. Setiap bulan, akan dibuatkan laporan Persediaan ke Manajer.

1.1    ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

Proses analisis dilakukan dengan cara observasi/pengamatan langsung terhadap apa yang terjadi di rumah makan cepat saji Bengkel Perut. Terdapat kejadian operasional sebagai berikut :

a.        Mencatat data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh Supplier.

b.       Pelanggan memesan makanan.

c.        Pesanan pelanggan disampaikan ke kitchen (dapur).

d.       Makanan diantarkan ke meja pelanggan. Selesai makan, pelanggan akan melakukan pembayaran.

e.        Setiap akhir bulan akan dibuatkan laporan Persediaan untuk Manajer.

Maka Kebutuhan Proses Berbasis Komputer berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah :

1.       Mencatat Stok

2.       Mencatat Pesanan / Order

3.       Mengupdate Stok Bahan Makanan

4.       Mencatat Pembayaran

5.       Mencetak Kuitansi Pembayaran

6.       Mengupdate Makanan yang Terjual

7.       Membuat laporan Persediaan

Kebutuhan Dokumen dan Data (file) berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah  :

1.       Formulir Terima Bahan Makanan dari Supplier

2.       Formulir Order

3.       File Persediaan (Stok)

4.       File Pembayaran

5.       Kuitansi Pembayaran

6.       File Daftar Barang Terjual

7.       Laporan Persediaan

1.2       MENYUSUN KEBUTUHAN SISTEM (MEMODELKAN KEBUTUHAN SISTEM)

Pemodelan Kebutuhan Sistem tidak digambarkan dengan Tools apapun. Melainkan hanya dituliskan saja input proses dan output yang ada pada Sistem Informasi Persediaaan.

Model Kebutuhan Sistem Informasi Persediaan di  Bengkel Perut  adalah sebagai berikut :

1.       Proses : Update Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Terima Barang dari Supplier, File Persediaan
Output : File Persediaan (terupdate)

2.       Proses : Mencatat Pesanan
Input : Pesanan dari Pelanggan
Output : Formulir Pesanan

3.       Proses : Mengupdate Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Pesanan
Output : File Persediaan (terupdate)

4.       Proses : Mencatat Pembayaran, Mencatat Barang Terjual
Input : Formulir Pesanan
Output : File Pembayaran, File Daftar Barang Terjual

5.       Proses : Cetak Kuitansi
Input : File Pembayaran
Output : Kuitansi untuk Pelanggan

6.       Proses : Membuat Laporan Persediaan
Input : File Persediaan, File Daftar Barang Terjual
Output : Laporan Persediaan untuk Manajer

Hasil Wawancara dengan pemilik Bengkel Perut Restaurant

1.     Bagaimana dengan sistem yang berjalan di restaurant anda sekarang?

Cukup baik, karena sudah mengaplikasikan penggunaaan komputerisasi namun kadang terjadi masalah.

2.     Apa masalah yang dimaksud?

Biasanya pada saat pengecekan barang di toko, informasi yang didapat salah. Contohnya pada saat ingin mengecek berapa jumlah makanan sisa yang tidak habis dijual, ternyata di komputer input laporan tertulis sisa beberapa makanan, tapi kenyataan pada saat di tempat tidak ada, atau sudah habis.

3.     Kenapa hal tersebut bisa sampai terjadi?

Bukan kesalahan system, melainkan ada saja pegawai yang mencuri atau salah menginput laporan.

4.     Apa ada masalah lain lagi? Misalnya di bagian transaksi?

Ada, misalnya terjadi kesalahan pemesanan. Bagian pemesanan menuliskan informasi pemesanan konsumen di draft untuk sementara, lalu barang pesanan dikumpul, lalu dibuatkan nota. Setelah diantar pesanan makanan tersebut ke konsumen, ternyata konsumen memesan makanan lain, atau dengan jumlah lebih sedikit.

1.3       MEMBUAT ALTERNATIF STRATEGI SISTEM DAN MEMILIH YANG TERBAIK

Pada tahapan ini kita akan membahas mengenai batasan proyek pengembangan sistem informasi nya. Contoh batasan proyek pengembangan Sistem Informasi Persediaan adalah :

1.       Dana pengembangan sistem tidak lebih dari Rp1.000,000.

2.       Sistem baru harus sudah dapat dioperasikan dalam waktu 6 bulan sejak proyek dikerjakan.

Di bawah ini adalah contoh alternatif strategi sistem untuk Sistem Informasi Persediaan Bengkel Perut:

Kriteria		Alternatif A	Alternatif B
1.	Otomatisasi Order	Ya	Tidak
2.	Real-time UpdatePersediaaan / Stok	Untuk beberapa Item	Untuk semua Item
3.	PengembanganSoftware	In-house	Off-the-self
4.	Software	Visual Basic	Borland Delphi
5.	Implementasi	2 hari	7 hari
6.	Training	Trainingsederhana	Full Training

Proses terakhir dari tahapan ini adalah pemilihan alternatif terbaik. Untuk otomatisasi order tidak perlukan karena order cukup dicatat di formulir pesanan. Pengembangan Software dilakukan in-house, karena sistem yang dibangun tidak terlalu kompleks, masih dapat ditangani oleh tim desain danprogrammer proyek. Software yang dipilih adalah Borland Delphi versi 8.0 dengan DBMS Paradox yang sudah built-in dengan Borland Delphi. Pengembangan Sistem tidak lebih dari 6 bulan, implementasi 7 hari, dan akan diadakan training sederhana selama 3 hari.

Rancangan input pemesanan dan data pelanggan

Kode Barang                  :                           

Nama Barang                 :

Jumlah                           :

Kode Pelanggan             :

Nama Pelanggan            :

Alamat                           :

                                                             

Rancangan input untuk Storage (gudang)

Kode Barang                    :                    :

Nama Barang                   :

Jumlah Masuk                  : A

Sisa Barang                      :

Sisa Barang                      :                              

                                                                         

Rancangan input untuk penyimpanan nota tagihan dan pengecekan jumlah tagihan

Tanggal Tagih                  :                                      

Nama Toko                      :

No nota                            :                                     

Jumlah Tagihan               :

Rancangan Output (berupa nota)

BENGKEL PERUT

TELP 021-123456

No Faktur: SL 08110000003

Tanggal: 10 Oktober 2011 12:30

Nasi Goreng                                                                                                                          Rp 8.000,00

1pcs@Rp 8.000,00

Es Jeruk                                                                                                                                 Rp 4.000,00

2pcs@Rp 8.000,00

Total                                                                                                                                      Rp 16.000,00

Bayar                                                                                                                                     Rp 20.000,00

Kembali                                                                                                                                Rp (4.000,00)

***TERIMA KASIH***

BENGKEL PERUT

Kesimpulan

Analisis sistem pada Bengkel Perut Restaurant mungkin masih terdapat kelemahan, namun semua itu tergantung pada tenaga kerja atau SDM yang digunakan, apakah tenaga kerja mau menerapkan sistem yang sudah dibuat tersebut dengan sebaik-baiknya atau tidak.

Read More