Masa percobaan (probation time) sangat penting bagi siapapun yang baru mulai menapaki karir di dunia kerja, termasuk karir di bidang akuntansi keuangan. Jika anda akan (atau sedang) menjalani masa percobaan, berhasil atau tidaknya melewati masa ini menentukan apakah anda akan terus diterima bekerja atau diberhentikan, apakah anda akan berstatus sebagai pegawai tetap atau kembali menyandang status job-seeker.
Mau jadi staf accounting untuk sebuah perusahaan dagang, pabrik, kontraktor, hospitality (hotel dan sejenisnya) atau jadi pegawai perusahaan penyedia
jasa layanan tertentu (kantor akuntan publik atau konsultan pajak), hal yang sama tetap berlaku; harus melewati masa percobaan, sebelum menjadi pegawai tetap. Kalaupun mungkin ada perusahaan yang langsung mengangkat pegawai tetap tanpa melalui masa percobaan, saya yakin jumlahnya tidak banyak.
Nah, bagaimana seorang staf accounting baru atau junior auditor bisa melewati masa percobaan, tanpa gagal? Itu yang ingin saya sharing melalui tulisan ini.
Sebelum itu, ada beberapa hal yang (saya pikir) penting untuk anda ketahui, antara lain:
- Mengapa perusahaan memberlakukan masa percobaan.
- Siapa yang menentukan lolos atau tidaknya seorang pegawai baru dari masa percobaan, dan bagaimana mekanisme penilaian dilakukan.
- Berapa lama perusahaan memberi kesempatan kepada pegawai baru untuk mencoba.
Ini penting, agar anda tahu apa yang ada di benak manajemen perusahaan, apa yang mereka inginkan dari seorang pegawai baru, sehingga (mudah-mudahan) jadi tahu harus berbuat apa agar kemungkinan gagal melewati masa percobaan bisa diminimalkan. Setelah itu saya akan share beberapa tips yang saya anggap perlu untuk diketahui.
Mengapa Perusahaan Memberlakukan Masa Percobaan?
Saya yakin sebagian besar calon pegawai, jika boleh, inginnya langsung menjadi pegawai tetap—tanpa melewati masa percobaan. Untuk diketahui, sebenarnya manajemenpun mengharapkan hal yang sama. Hanya saja ada kendala yang membuat hal itu tidak mungkin untuk dilakukan. Kendala yang saya maksudkan adalah “Undang-Undang Ketenagakerjaan”.
Undang-Undang Ketenagakerjaan mengikat para pemberi kerja (perusahaan dalam hal ini) untuk:
- Minimal menyediakan gaji tetap, jaminan keselamatan kerja dan THR bagi PEGAWAI TETAP.
- TIDAK memberhentikan PEGAWAI TETAP yang berperilaku baik. Pemberhentian sepihak (PHK) hanya boleh dilakukan terhadap pegawai tetap yang melakukan pelanggaran berat (minum alkohol, berjudi, berkelahi, mencuri) di tempat kerja, ATAU perusahaan mengalami kebangkrutan.
Sementara itu, pegawai yang berperilaku baik saja tidak cukup untuk membuat perusahaan bisa beroperasi secara efektif (sehingga memperoleh keuntungan). Perusahaan memerlukan pegawai yang berperilaku baik sekaligus terampil menjalankan pekerjaannya.
Masalah utamanya: Sampai saat ini, belum ada cara untuk mengetahui apakah seorang pegawai-baru memiliki skill yang cukup atau tidak untuk menjalankan pekerjaan.
Bahwa seorang calon pegawai dinyatakan diterima belekerja setelah melalui proses pemeriksaan CV dan proses interview, IYA. Bahwa di CV telah tercantum kualifikasi calon pegawai dan saat interview sudah dibahas, IYA juga. Hanya saja, semua itu kan masih berupa pernyataan sepihak dari calon pegawai, masih berupa penilaian sementara dari pihak pemberi kerja (manajemen perusahaan)—yang masih perlu pembuktian.
- Andai setiap pegawai baru bisa langsung mengerjakan tugasnya tanpa salah (Faktanya: sebagian besar pegawai baru, di awal-awal, sering melakukan kesalahan, bahkan banyak yang tak paham betul apa yang dikerjakannya hingga masa percobaan berlalu.)
- Andai setiap pegawai accounting-baru bisa menjurnal dan membuat laporan keuangan dengan benar dan akurat (Faktanya: sebagian besar pegawai accounting-baru butuh waktu berbulan-bulan hanya untuk membiasakan diri dengan chart account, apalagi menjurnal dan membuat laporan keuangan, masih jauh.)
- Andai setiap cost accountant baru bisa langsung membuat laporan cost dengan benar dan akurat (Faktanya: Sebagian besar cost accountant baru belum bisa memahami struktur cost perusahaan, apalagi membuat laporan cost.)
- Andai setiap junior auditor baru bisa langsung menjalankan posedur audit (Faktanya: jangkan menjalankan prosedur audit, lembar/kertas kerja audit mana untuk keperluan apa masih sering lupa, harus diingatkan terus).
Itu baru keterampilan utama (hardskill). Untuk bisa menjalankan suatu pekerjaan dengan efektif, hardskill saja tidak cukup. Ada begitu banyak faktor (di luar hardskill) yang berpengaruh. Misalnya: Kemampuan beradaptasi, berkomunikasi, membina hubungan kerja, kemandirian dalam bekerja, insiatif, kedewasaan, loyalitas, profesionalitas, dan lain sebagainya.
Satu-satunya cara bagi perusahaan untuk mengetahui apakah seorang pegawai baru memiliki-atau-tidak-memiliki semua skill itu, hanya dengan cara memberi kesempatan untuk “MENCOBA” menjalankan pekerjaan. Dengan memberlakukan masa percobaan, perusahaan memiliki waktu yang cukup untuk menilai apakah seorang pegawai baru layak untuk menjadi PEGAWAI TETAP, menerima gaji tetap dan fasilitas lainnya. Dengan kata lain,
[quote] Masa percobaan adalah masa bagi seorang pegawai baru untuk membuktikan bahwa dirinya LAYAK-atau-TIDAK LAYAK menjadi pegawai tetap.[/quote]
Pertanyaan selanjutnya: siapa yang menentukan seorang pegawai baru lolos dari masa percobaan (dan layak untuk diangkat menjadi pegawai tetap) ATAU tidak? Lanjut ke paragraph berikutnya…
Siapa Yang Menentukan Lolos atau Tidaknya Dari Masa Percobaan? Bagaimana Mekanismenya?
Ini penting untuk diketahui. Masa percobaan sesungguhnya masih bagian dari proses panjang recruitment pagawai baru. Jika dalam fase interview yang terlibat adalah personalia (HRD) dan manajer yang akan menjadi atasan (Hiring Manager), di masa percobaanpun masih dinilai oleh kedua pihak ini. Hanya saja, peran HRD sudah semakin berkurang—lebih banyak bergeser ke Hiring Manager.
Dalam fase masa percobaan, HRD biasanya bertindak selaku mediator, termasuk memberi pengarahan singkat mengenai peraturan dan tata tertib perusahaan (misal: jam kerja, hari kerja, pakaian kerja, penggunaan peralatan kerja, dll yang sifatnya umum).
Sedangkan hal-hal spesifik sehubungan dengan pekerjaan lebih banyak diberikan oleh seorang hiring manager (Chief Accountant atau Accounting & Financial Manager jika bekerja dalam perusahaan non-KAP, atau seorang Partner jika di KAP). Mereka-mereka inilah yang menentukan apakah seorang staf accounting/junior auditor baru akan lolos atau tidak dari masa percobaan.
Hiring Manager biasanya orang-orang yang super-sibuk, jarang memiliki kesempatan untuk berhubungan langsung dengan seorang pagawai baru yang sedang menjalani masa percobaan. Dalam mengawasi proses ini, setahu saya, mayoritas manager mendelegasikan tugasnya kepada bawahannya langsung—entah itu seorang supervisor atau staf senior yang akan menjadi atasan langsung si pegawai barunya.
Supervisor atau staf senior inilah yang sehari-harinya memberikan tugas dan pekerjaan kepada pegawai baru, sekaligus bertindak sebagai penilai kinerja, mewakili hiring manager. Hasil penilaian kinerja dari supervisor ditambah dengan hasil penilaian kepatuhan terhadap peraturan perusahaan dari HRD, adalah bahan pertimbangan utama bagi seorang hiring manager untuk memutuskan apakah seorang pegawai baru lolos atau tidak dari masa percobaan.
Saat bertindak sebagai hiring manager (dahulu), disamping menggunakan input dari supervisor dan HRD, saya pribadi biasanya melakukan assessment tersendiri—entah itu dengan cara memberi assignment langsung kepada pagawai barunya (di luar pekerjaan-pekerjaan yang diberikan oleh supervisor) atau memverifikasi input yang berasal dari supervisor. Buat saya pribadi ini penting, untuk meminimalkan penilaian yang bersifat personal dari supervisor.
Oke. Sekarang anda sudah mendapat gambaran mengenai siapa yang menentukan seorang pagawai baru lolos dari masa percobaan atau tidak, sekaligus tahu bagaimana mekanisme penilaian dilakukan.Pertanyaan selanjutnya: berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melewati masa percobaan?
Berapa Lama Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Melewati Masa Percobaan?
Atau lebih tepatnya: berapa lama waktu yang diberikan kepada seorang pegawai baru, untuk membuktikan bahwa dirinya layak menjadi pegawai tetap?
Umumnya, perusahaan memberlakukan tiga bulan masa percobaan, sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Keternagakerjaan. Namun manajemen yang jeli akan menemukan klausul berikut ini (dalam UU tersebut):
“Selama masa percobaan, kedua belah pihak (pekerja dan pemberi kerja) berhak untuk menghentikan kesepakatan kerja secara sepihak, tanpa perlu memberi alasan apapun dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.”
Itu artinya, selama masa percobaan:
- Pegawai baru (yang sedang menjalani masa percobaan) berhak untuk berhenti seketika—tanpa pemberitahuan terlebih dahulu—dan tanpa meminta persetujuan dari perusahaan.
- Manajemen perusahaan (pemberi kerja) berhak untuk memberhentikan pegawai baru (yang sedang menjalani masa percobaan) seketika, dan tanpa perlu memberi alasan apapaun.
Kalusul lain dari UU Ketenagakerjaan, menyebutkan (kurang-lebih):
“Jika dipandang perlu, pemberi kerja (manajemen perusahaan dalam hal ini) boleh memperpanjang masa percobaan selama 3 bulan lagi terhitung sejak masa percobaan sebelumnya berakhir, sepanjang pegawai barunya bersedia.”
Jika diteliti, jelas terlihat bahwa: sesungguhnya, waktu yang dimiliki oleh seorang pegawai baru untuk menunjukan kemampuannya adalah 1 jam sampai dengan 6 bulan(tidak mesti 3 atau 6 bulan). Tergantung keputusan manajemen perusahaan yang akan mempekerjakan. Dan keputusan itu sangat tergantung pada pendekatan yang digunakan oleh seorang hiring manager dalam menjalankan proses masa percobaan bagi pegawai baru.
Orang lain mungkin lebih suka menerapkan masa percobaan yang lama (3 hingga 6 bulan), pastinya dengan dasar pertimbangan tertentu. Saya pribadi, saat merekrut staf baru untuk bagian accounting, keuangan, HRD, IT, Shipping, Warehouse, Purchasing, etc.—entah itu entry-level atau management-level, selalu berusaha memberlakukan masa percobaan yang sesingkat mungkin.
Bagi saya, makin cepat-makin bagus, dengan pertimbangan: Itu akan lebih bagik bagi perusahaan maupun bagi si pegawai barunya. Mengapa? Dalam masa percobaan, perusahaan tidak mungkin bisa memberi tugas/pekerjaan penting, karena jika terjadi kesalahan bisa fatal akibatnya. Sehingga:
- Jika seorang pegawai baru memang MEMILIKI kemampuandan bakat yang bagus, makin cepat dipekerjakan secara penuh (dengan tugas yang lebih penting), makin cepat dia berkontribusi bagi perusahaan, sekaligus makin cepat juga dia memperoleh fasilitas yang pantas (sebagai pegawai yang kinerjanya memang bagus.)
- Jika seorang pegawai baru memang TIDAK MEMILIKI kemampuan dan bakat yang diharapkan, makin cepat dia dikeluarkan makin bagus, sehingga perusahaan bisa fokus untuk mencari pegawai yang lebih tepat, dan si pegawai barunya juga bisa segera fokus meningkatkan kemampuannnya atau mencari pekerjaan lain yang lebih sesuai. Untuk apa buang waktu lebih lama lagi, iya kan?
Itu sebabnya, rata-rata saya hanya memerlukan waktu 2 s/d 4 minggu untuk menilai apakah seorang manager baru lolos dari masa percobaan atau tidak. Untuk entry-level biasanya saya kasih waktu 7 hari bagi seorang hiring manager untuk memutuskan apakah meloloskan atau tidak meloloskan staf barunya.
Dalam waktu sesingkat mungkin hiring manager, mestinya (menurut saya) sudah bisa menilai soft dan hardskill seorang pegawai baru. Konsekwensinya: hiring manager harus memiliki sistim masa percobaan yang sudah dirancang sedemikian rupa, dengan checklist penilian yang jelas dan sistematis, dijalankan seefektif dan semaksimal mungkin. Itu artinya:
- Hiring manager, tidak bisa santai-santai dan seenaknya sendiri dalam mensupervisi proses masa percobaan. Saya tahu, masa percobaan pegawai baru sering diselewengkan untuk hal-hal yang tidak perlu—misalnya: dimanfaatkan, dibully, diintimidasi,dll—hanya untuk bersenang-senang. Dengan singkatnya target waktu yang saya berikan, maka kesempatan untuk itu menjadi nyaris tidak ada. Mau-tidak-mau, seorang hiring manager harus kerja serius dan efektif, untuk bisa melakukan penilaian yang cepat.
- Pegawai barunya, juga tidak bisa santai-santai. Dengan padatnya tugas dan pekerjaan yang diberikan, dia harus berusaha menunjukan kinerja yang semaksimal mungkin, dalam waktu yang singkat. Sudah pasti, tekanan dan stress yang dialami oleh si pegawai baru menjadi sangat sangat tinggi. Dan ini malah bagus, menurut saya, karena hiring manager bisa mengukur daya tahan stress si pegawai baru, bisa melihat apakah si pegawai baru mampu-atau-tidak-mampu bersikap tenang pada saat berada di bawah tekanan.
Oke. Sampai di sini, saya yakin anda sudah memperoleh pemahaman yang cukup mengenai:
- Apa itu masa percobaan dan mengapa perusahaan perlu menerapkan masa percobaan – (masa percobaan adalah masa yang anda jalani untuk membuktikan bahwa anda memang memiliki kemampuan (hard dan softskill) yang cukup untuk menjalankan pekerjaan, dan siap untuk berkontribusi bagi kemajuan perusahaan)
- Siapa yang menentukan pegawai baru lolos atau tidak lolos dari masa percobaan – (hiring manager, supervisor yang memberi tugas/pekerjaan selama masa percobaan, dan HRD yag menilai kepatuhan anda terhadap aturan dan tata tertiba perusahaan)
- Berapa lama waktu yang anda miliki untuk menunjukan bahwa anda memang layak diangkat menjadi pegawai tetap – (Dalam rentang waktu 1 jam hingga 6 bulan, perusahaan bisa memberhentikan anda sewaktu-waktu dan anda juga bisa berhenti sewaktu-waktu kapanpun anda merasa tidak sanggup atau tidak betah. Dalam rentang waktu 1 jam hingga 6 bulan, anda harus berusaha semaksimal mungkin untuk menunjukan: kemampuan hardskill dan softskill, kemandirian, inisiatif, kedewasaan, dan loyalitas yang tinggi terhadap tugas dan pekerjaan yang anda jalankan.)
Sehingga, sekalilagi, masa percobaan adalah masa untuk membuktikan apakah anda seorang calon samurai yang memang pantas dihargai dan diperlakukan terhormat oleh perusahaan, atau ayam sayur yang biasanya tidak diinginkan kehadirannya oleh persuahaan manapun.
Dengan pemahaman itu, saya percaya anda sudah memiliki gambaran tentang: apa yang harus anda lakukan dan bagaimana harus bersikap dalam menghadapi masa percobaan. Pun demikian, saya masih ada beberapa tips yang mudah-mudahaan ada manfaatnya.
Tips Melewati Masa Percobaan Bagi Pegawai Akuntansi dan Keuangan
Apa yang saya paparkan di paragraph-paragraph sebelumnya, adalah hal-hal yang sifatnya umum dan fundamental, namun penting untuk diketahui—sehingga anda bisa menentukan sikap dan tindakan default yang paling tepat, dalam masa percobaan.
Di bagian tips ini, saya akan paparkan hal-hal yang sifatnya lebih spesifik, khusus untuk anda-anda yang menjalani masa percobaan di wilayah akuntansi dan keuangan (bagian lain mungkin juga bisa mengadopsi tips ini jika dirasa relevan).
Agar berlebih terarah, tips saya bagi menjadi 2 bagian, yaitu: (1) Hard assignments; dan (2) Soft assignments. Kita mulai dengan Hard assignments, khusus untuk bagian akuntansi dan keuangan:
1. Menghadapi Hard Assignments
Dalam masa percobaan sudah pasti anda akan diberikan tugas dan pekerjaan sesuai dengan posisi yang akan anda tempati. Hard assignment yang diberikan kepada anda jelas membutuhkan keterampilan khusus untuk bisa menjalankan fungsi anda di bagian tersebut. Artinya, anda diasumsikan memiliki basic yang cukup untuk menjalankan pekerjaan yang diberikan.
Hard assignment memiliki bobot yang paling tinggi dalam penilaian (50-60%) yang artinya, berhasil atau tidaknya anda melalui masa percobaan sebagian besar ditentukan oleh hard assignments. Bagaimana sebaiknya anda bersikap, apa yang harus anda lakukan untuk menghadapi hard assignment? Tergantung di posisi apa anda akan bekerja.
Untuk di bagian accounting, tugas dan pekerjaan yang diberikan tidak akan jauh-jauh dari urusan bukti transaksi/nota, vouching, jurnal entry, rekonsiliasi, hitungan pajak, costing dan pembuatan laporan (management atau financial accounting)—sesuai dengan posisi yang akan anda tempati.
Saya yakin, anda pasti sudah tahu caranya membaca, memilah dan menganalisa bukti transaksi, tahu caranya menghitung (untuk berbagai transaksi dengan berbagai metode), tahu caranya menjurnal, membuat rekonsiliasi, hingga membuat jurnal penyesuaian, TETAPI perlu anda ketahui bahwa: masing-masing perusahaan memiliki karakter tersendiri, jenis-jenis transaksi yang khas, menerapkan tehnik dan cara-cara tersendiri dalam menjalankan akuntansi.
Bagaimana bersikap? Apa yang harus anda lakukan?
a. Tenang dan fokus – Problem utama pegawai baru adalah: resah, panic, tidak terarah atau yang paling parah malah jadi blank (tidak tahu harus melakukan apa). Jangan biarkan kondisi itu sampai menimpa anda. Ingat: anda adalah orang accounting yang dididik untuk selalu tenang dan tahu harus berbuat apa—sejak dibangku kuliah. Tenang dan fokus saja.
[quote]Dengan tenang dan fokus, maka anda akan bisa menyimak, memahami, dan menelaah instruksi pekerjaan apapun yang diberikan.[/quote]
b. Buka Arsip – Saat di sekolah atau di kampus, referensi anda berupa buku, literature, atau jurnal penelitian. Di tempat kerja, referensi anda adalah ARSIP. Inforamsi apapun yang anda butuhkan, semua ada di situ. Nyalakan komputer, buka Microsoft Explorer, cari folder dan filenya, Jika tidak ada di computer, pindahkan perhatian anda ke arsip hardcopy.
[quote]Buka dan lihat arsip hardcopy di almari arsip atau filing cabinet (bisa jadi berupa folder/ordner/teka/whatever they’re marked). Tidak ketemu juga? Tanya supervisor atau senior staf yang mendampingi anda.[/quote]
c. Pelajari Arsip Dengan Cepat – Setelah arsip ketemu, pelajari. Apa yang bisa anda pelajari dari arsip? Dari arsip anda bisa mengetahui pemilahan dan pengelompokan bukti transaksi, penghitungan, angka-tanggal-dan-deskripsi yang dicantumkan dalam jurnal, format voucher transaksi, penomoran dan indeksasi jurnal transaksi. Sekaligus anda mengetahui bagaimana nanti anda mengarsipkan suatu dokumen atau laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. TETAPI, perlu disadari bahwa, membuka arsip hanya aktivitas mencari informasi/referensi, belum mengerjakan tugas yang diberikan. Oleh sebab itu…
[quote]Jangan terlalu banyak menghabiskan waktu untuk mempelajari arsip. Laukan dengan cepat. Ingat: anda orang accounting, orang-orang pilihan yang memiliki kecerdasan di atas rata-rata, harus bisa memepelajari, menelaah dan memahami sesuatu dengan cepat (maksimal 15 hingga 30 menit).[/quote]
d. Buka dan Pelajari Bagan Akun (Chart of Accounts) – Seperti sudah saya sampaikan, tugas dan pekerjaan anda di bagian accounting tak jauh-jauh dari urusan jurnal-menjurnal (umum, utang, piutang, dan penyesuaian), rekonsiliasi, dan pembuatan laporan. Sebelum anda bisa melakukan itu semua, dalam pekerjaan yang sesungguhnya, anda harus paham struktur bagan akun (chart of account) yang digunakan oleh perusahaan. Chart account perusahaan bisa jadi lebih ringkas atau lebih detail dibandingkan apa yang selama ini anda ketahui. Dari yang saya tahu, biasanya chart account perusahaan jauh lebih detail dan bervariasi dibandingkan apa yang dipelajari di sekolah/kampus.
[quote]Supaya efektif, FOKUSLAH pada akun-akun utama dan akun-akun terkait, yang AKAN ANDA BUTUHKAN SAJA. Jangan habiskan waktu anda untuk mengeksplorasi akun-akun yang samasekali tidak ada kaitannya dengan pekerjaan anda.[/quote]
Catat nomor dan nama akunnya, hafalkan letaknya—sehingga anda bisa meemukannya dengan cepat, kelak jika anda membutuhkannya. Dimana mencari chart account? Chart Account bisa anda temukan di arsip laporan keuangan (hardcopy/softcopy). Jika tidak diberikan akses untuk itu, mintalah printout kepada supervisor/senior staff yang mendampingi anda. Jika anda diberi akses, go on to the next step…
e. Buka/Pelajari Lembar Kerja dan Peralatan Kerja – Anda sudah pelajari arsip dan chart account perusahaan. Itu sudah modal dasar yang bisa membuat anda untuk bergerak lebih lanjut (move on), dan mulai menjalankan tugas/pekejaan anda.
[quote]Yang dibutuhkan oleh orang accounting untuk bekerja, adalah lembar kerja dan peralatan kerja. Lembar kerja bisa jadi di atas kertas (paper)/buku, di Aplikasi Komputer—entah itu dalam Microsoft Excel atau Accounting Software.[/quote]
Di masa sekarang ini, saya yakin nyaris semua perusahaan sudah menggunakan accounting software. Buka software accountingnya. Saya yakin anda hanya diberikan akses ke modul-modul akuntansi yang anda butuhkan saja. Setelah dibuka, pelajari. Jika ada yang tidak dimengerti, tanyakan kepada supervisor/senior staff pendamping anda.
f. Bekerja Dengan Serius, Fokus, Cepat dan Akurat – Arsip referensi sudah. Chart account sudah. Lembar kerja dan peralatan kerja juga sudah. Sekarang waktunya anda bekerja. Hasil pekerjaan maksimal hanya bisa anda capai dengan cara mengerjakannya secara serius dan fokus. Lakukan dengan cepat tanpa mengurangi kehati-hatian. Jika tidak yakin akurat, periksa kembali. Ada informasi yang anda perlukan? Buka arsip. Tidak tahu format tertentu? Buka arsip. Tidak yakin caranya menghitung? Buka arsip. Tidak ketemu di arsip? Tanya supervisor/senior staf yang mendampingi anda. Apalagi?
[quote]Do your tasks quickly and accurately. Beat the time. Kalau perlu bawa stopwatch—untuk mengukur kecepatan anda sendiri.[/quote]
Begitu cara anda, calon samurai, menghadapi hard assignments. Jika semua itu sudah anda lakukan dengan cepat dan benar, saya percaya anda bisa melakukan tugas apapun yang diberikan. Hard assignment is a peace of cake, am I right?
Oke. Selanjutnya soft assignments, let’s move on…
2. Soft Assigments
Yang saya maksudkan dengan soft assignments di sini adalah tugas dan pekerjaan yang tidak berupa pekerjaan yang nyata, melainkan lebih pada perilaku dan sikap anda dalam menjalankan hard assignments, di masa percobaan. Saya sebut ini sebagai assignments, karena sikap dan perilaku anda selama menjalankan hard assignment juga dinilai.
First of all, saya tidak bermaksud mengajari anda tata-krama, etika dan sopan-santun. Setiap orang memiliki nilai dan norma tersendiri. Am I right? Yang ingin saya SHARE adalah hal-hal yang saya nggap perlu untuk anda terapkan di lingkungan kerja. Dan ini, sesungguhnya, berlaku di semua masa—TIDAK hanya dalam masa percobaan saja. Apa saja itu? Berikut ini adalah beberapa ‘DOs-and-DONTs‘ yang bisa anda jadikan panduan:
a. Be Decipline – Selain fokus dan tenang, disiplin adalah sayarat utama untuk mewujudkan kinerja yang maksimal. Disiplin di lingkungan kerja meliputi aspek:
- Disiplin Waktu – Jangan pernah datang terlambat, lebih bagus lagi jika anda bisa selalu datang lebih dahulu dibandingkan pegawai yang lain. Datang lebih awal, disamping menunjukan disiplin dan loyalitas juga membuat anda memiliki waktu-ekstra untuk melakukan persiapan sebelum bekerja. Semakin banyak waktu yang anda miliki untuk mempersiapkan pekerjaan, semakin bagus. Jika ada selentingan aneh seperti “biasa pegawai baru.. datangnya paling rajin”, sambutlah dengan senyuman, anggap itu warning bahwa anda harus menjaga disiplin waktu sampai 20 tahun ke depan, bukan hanya di masa percobaan.
- Disiplin Aturan dan Prosedur – Sebagai orang dewasa (dan sudah bekerja), disiplin aturan adalah wajib hukumnya, dimanapun anda berada. Perhatikan dan patuhi arahan dari HRD. Anda tidak akan punya cukup waktu untuk membaca dan mempelajari buku aturan perusahaan, di tempat kerja. Mintalah copy peraturan perusahaan kepada HRD, untuk anda baca-baca dan pelajari di rumah. Ini penting; abai terhadap peraturan perusahaan bisa membuat anda diberhentikan sewaktu-waktu. Terlebih-lebih di accounting, anda harus menjalankan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan kebijakan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. Jangan pernah melanggar itu.
- Disiplin Alat Kerja – Di hari pertama masa percobaan, bisa jadi anda belum atau sudah punya peralatan kerja. Pergunakan peralatan kerja dengan baik, rawat dan simpan di tempat yang sesuai—sehingga bisa ditemukan dengan mudah. Jika menggunakan perlatan kerja yang dipakai bersama (mesin photocopy atau scanner misalnya), pergunakan dengan disiplin, tutup setelah pakai. Jika anda pernah meminjam alat dari teman-kerja, ingat mengembalikan. Sehubungan dengan disiplin alat, yang sering menjadi masalah adalah penggunaan gadget pribadi di jam kerja—entah itu handphone atau tablet. Please, please, jangan sms-an atau BBM-an saat bekerja, kecuali untuk urusan yang super-penting (misal: kabar duka, kecelakaan, atau yang sejenisnya). Untuk handphone, menurut saya, paling pas jika disilent dan getar saja. Untuk tablet, jika pekerjaan anda tidak membutuhkan itu, sebaiknya simpan saja di rumah.
- Disiplin Penampilan – Jaga kerapian, ikuti dress code yang diberlakukan untuk anda sebagai pegawai baru. Jika ada uniform, selalu pakai uniform. Jika belum ada uniform, tanyakan kepada HRD mengenai pakaian yang boleh anda kenakan saat bekerja. Ada jenis perusahaan dimana pegawainya menggunakan pakaian casual (pakai T-shirt dan jeans) untuk bekerja. Jika ini keadaannya, pergunakanlah pakaian casual yang paling sopan, nyaman dikenakan dan membuat anda bebas bergerak (jangan yang ribet-ribet). Hindari menggunakan accessories berlebihan.
- Disiplin Tempat dan Ruang – Ini jarang dibahas, bahkan mungkin tidak ada di dalam buku peraturan perusahaan. Tetapi, saya pribadi sebagai atasan yang mengawasi bagian accounting dan keuangan, paling sebal melihat staf yang lebih sering berada di meja orang lain dibandingkan mejanya sendiri. Begitu tiba di loby kantor, mood saya langsung rusak jika menemukan staf lain berada di front office (mengobrol, apalagi menggoda anak-anak front office dan marketing). Jika tidak ada urusan yang sangat penting, hindari berada di meja atau ruangan orang lain. Oh iya, mungkin ini tidak ada di dalam aturan perusahaan; jika ruangan parkir perusahaan termasuk sempit, jangan bawa mobil—karena itu akan menghalangi teman lain yang ke kantor bawa motor, an itu tidak baik. Jaga disiplin tempat dan ruang dengan baik.
b. Do Your Homework Before Asking – Mengapa saya selalu menyarankan anda untuk membuka arsip setiap kali butuh informasi, sebelum bertanya ke supervisor/senior staff yang mendampingi anda di masa percobaan? Karena anda orang dewasa, bukan anak kecil yang apa-apa minta disuapin. Sedikit-sedikit bertanya adalah karakter anak kecil, tidak mandiri. Dan itu, disamping menunjukan kelemahan anda, juga sangat annoying sekaligus merepotkan bagi orang yang ada disekitar anda. Sebagai default-mode: Selalu berusaha dahulu, cari tahu sendiri dan pelajari, sebelum bertanya. Catat, kumpulkan dan tanyakan sekaligus. Singkatnya: do your homework before asking. Rise on smart questions, not stupid ones.
c. Strive on Profesional Air – Dalam lingkungan kerja, membina hubungan yang harmonis dengan rekan-kerja adalah penting. Membangun keakraban itu juga penting. Tetapi, ngobrol yang tidak perlu itu tidak penting. Jika anda punya bakat ‘ngocol’, lingkungan kerja (terlebih-lebih di masa percobaan) bukan tempat yang tepat untuk menunjukan bakat itu. Selain menunjukan anda tidak kerja serius, bercanda yang tidak pada tempatnya juga berisiko menimbulkan keterisnggungan. Sebagai default mode: selalu bersikap, berbicara, dan berperilaku profesional. Singkat katanya: strive on profesional air.
d. Avoid Chit-Chat and Gossips – Tidak hanya di lingkungan masyarakat umum, di lingkungan kerjapun ada orang-orang yang suka ngobrol dan bergosip. Bahkan di jam kerja sekalipun, terutama staf yang sudah memiliki masa kerja yang cukup lama (merasa senior) sering ngobrol ngalur-ngidul. Tentu, mereka pegawai tetap, tidak akan diPHK hanya karena mengobrol sekali atau duakali. Anda sebagai pegawai baru, hindari ngobrol di jam kerja. Gossip ada dimana-mana, terutama saat jam makan siang, jangan pernah terlibat obrolan yang mengarah ke gossip. Disamping tidak sehat, juga berbahaya.
e. Be polite, Sincere and Honest – Aturan dasar verbalnya: say please, excuse me and thanks wherever necessary. Non-verbalnya: jangan pernah menunjukan bahasa tubuh yang tidak sopan—apalagi terkesan sinis atau meremehkan. Jangan salah, sebagian besar orang (dewasa) bisa menangkap bahasa tubuh semacam itu. Tidak perlu sampai menunduk-nunduk atau berbicara halus yang dilebih-lebihkan, bicara dan bersikap apa adanya, jujur dan terbuka. Jika anda melakukan kesalahan—yang pastinya tidak anda sengaja, jangan pernah disembunyikan atau ditutupi. Segera perbaiki, lalu laporkan kepada supervisor/senior staf pendamping anda, ceritakan apa adanya, dan sampaikan mengenai apa yang telah anda lakukan untuk memperbaiki kesalahan itu.
Sejauh ini, itulah beberapa tips yang mungkin bisa anda terapkan selama menjalani masa percobaan. Jika 70% saja, tips-tips di atas anda jalankan, saya yakin anda bisa melewati masa percobaan dengan baik. Tetapi perlu disadari bahwa, melewati masa percobaan bukan akhir dari usaha dan perjuangan dalam menjalani karir. Justru baru langkah awal. Artinya, jika anda bisa melewati masa percobaan, pertahankan sikap dan perilaku yang anda tunjukan saat menjalani masa percobaan. Terus belajar dan tingkatkan skill melalui pekerjaan-pekerjaan yang anda jalani setiap harinya, dan arahan serta guidelines yang diberikan oleh atasan. Dengan begitu, mudah-mudahan karir anda akan selalu lancar, dan sukses. Selamat berakhir pekan.
sumber:http://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/05/karir-akuntansi-keuangan-tips-melewati-masa-percobaan-bagi-pegawai-baru/
1:21:00 AM
PERBANYAKLAH ILMU DI WAKTU MUDAMU
