Pemberian Otorisasi dalam Menjalankan Organisasi

Setiap organisasi sebaiknya membuat keputusan di awal tentang siapa mengerjakan apa di dalam prosedur keuangan.

Dewan kehormatan menyerahkan otorisasi kepada CEO dalam menjalankan organisasi. Dalam organisasi yang besar dan sibuk sangatlah tidak praktis apabila hanya ada satu orang saja yang membuat semua keputusan dan memberi otorisasi kepada staff untuk meringankan beban dan menjamin operasi berjalan dengan mulus apabila staff yang bertanggung jawab tidak hadir.

Dokumen Pemberian Otorisasi

Setiap organisasi sebaiknya membuat keputusan di awal tentang siapa mengerjakan apa di dalam prosedur keuangan. Apa yang telah diputuskan sebaiknya dicatat dalam dokumen pemberian otorisasi; dokumen ini bertujuan untuk memperjelas siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan, melakukan pembayaran dan menandatangani dokumen hukum sebagai wakil dari organisasi sehingga tidak terjadi kebingungan mengenai masalah tanggung jawab.

Dokumen Pemberian Otorisasi sebaiknya berisi petunjuk untuk tugas-tugas seperti:

• Membuat dan memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pemesanan barang dan jasa
• Menandatangani cek
• Authorising staff expenses
• Memberi otorisasi/menyetujui/mensahkan pengeluaran staff
• Memegang uang masuk dan cek
• Akses ke brankas dan petty cash
• Mengecek dan memberi otorisasi/menyetujui/mencahkan catatan akuntansi
• Menandatangani berkas-berkas hukum

Dokumen pemberian otorisasi bertujuan untuk memperjelas siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan, menandatangani dokumen hukum sebagai wakil dari organisasi sehingga tidak terjadi kebingungan mengenai masalah tanggung jawab.

Dokumen Pemberian Otorisasi harus disetujui oleh dewan utama dan sebaiknya dikaji setiap tahunnya untuk memastikan apakah dokumen ini masih cocok diterapkan. Dokumen ini juga sebaiknya mengatur prosedur-prosedur pengalihan tugas yang perlu dilakukan apabila ada salah seorang personal inti yang absen. Pelanggan prosedur pemberian otorisasi merupakan masalah serius dan harus ditangani dengan tepat.

Aturan dalam Pemberian Otorisasi

Ada beberapa aturan dasar yang harus ditinjau ketika membuat dokumen pemberian otorisasi.

• Tingkatan otorisasi yang paling rendah harus dijelaskan – sudah sewajarnya kalau orang-orang yang berada di tingkat manajemen yang lebih atas juga memiliki otorisasi yang mereka punyai.
• Tidak ada seorang pun yang boleh memberi otorisasi atas transaksi yang akan memberikan keuntungan untuk dirinya sendiri. Hal ini dapat membuat setiap individu renatn terhadap tuduhan penyalahgunaan.
• Sub-ordinat tidak boleh memberi otorisasi atas pembayaran kepada manajer – tanggung jawab ini harus diserahkan pada jabatan yang lebih senior dalam struktur manajemen.

Semua batasan dan persyaratan dalam pemberian ortorisasi harus dijelaskan secara jelas. Sebagai contoh seseorang diijinkan untuk melakukan pengeluaran sampai dengan jumlah tertentu, atau dalam kategori tertentu, atau asal tidak melebihi anggaran.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSMterjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Selengkapnya kedua file tersebut dapat diunduh pada halaman Download, kategoriManajemen Keuangan, atau pada website resmi Mango.

Read More

Tujuh Prinsip Manajemen Keuangan

Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum

Sangat berguna untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip yang bagus dan dapat digunakan sebagai standar dalam menngembangkan sistem manajemen keuangan yang baik dalam LSM. Prinsip-prinsip ini memberikan panduan yang sangat baik kepada anggota dewan dan manajer senior dalam memastikan bahwa organisasi menggunakan dana secara efektif dan para staf bekerja dengan semestinya.

Pahami setiap prinsip dalam 7 Prinsip Manajemen Keuangan sebagai tujuan bekerja.

Konsistensi

Sistem dan kebijakan keuangan dari sebuah LSM harus konsisten. Hal ini membantu dalam transparansi dan proses yang efisien, khususnya dalam laporan keuangan. Hal ini tidak berarti bahwa sistem tersebut tidak mungkin untuk dikaji ulang untuk mengatasi perubahan yang terjadi dalam organisasi. Adanya inkonsistensi dalam manajemen keuangan merupakan tanda bahwa situasi leuangan dalam organisasi dimanipulasi.

Akuntabilitas

Organisasi harus menjelaskan apa saja yang telah dikerjakan dan didapat dengan menggunakan sumber-sumber yang didapat sebagai laporan kepada seluruh pemegang modal termasuk penerima bantuan. Semua pemegang modal mempunyai hak untuk mengetahui bagaimana dana dan kewenangan mereka digunakan. LSM memiliki kewajiban operasional, moral dan hukum untuk menjelaskan keputusan-keputusan dan kegiatan yang diambil, dan melaporkan laporan keuangan kereka secara teliti.

Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, dari individu, group, maupun organisasi untuk menjelaskan penggunaan dari dana, peralatan atau kewenangan dari pihak ketiga.

Transparansi

Organisasi harus terbuka tentang pekerjaannya, menyediakan informasi tentang kegiatan dan perencanaan kepada para pemegang modal. Hal ini meliputi mempersiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap, dan tepat waktu dan dapat diakses oleh para pemegang modal, dan pihak yang menerima bantuan. Jika organisasi tidak transparan maka akan menimbulkan kecurigaan ada sesuatu yang ditutup-tutupi.

Kemapanan

Untuk mapan secara finansial, pengeluaran organisasi harus seimbang dengan pemasukan, keduanya berada pada level strategis. Kemampuan adalah tolok ukur dari kontiunitas keuangan dan keamanan LSM. Anggota dewan dan manajer harus mempersiapkan strategi keuangan untuk menunjukkan bagaimana LSM akan memenuhi seluruh tanggung jawab keuangan dan menyelesaikan perencanaan strategis mereka.

Integritas

Dalam tingkatan personal, tiap-tiap individu dalam LSM harus bekerja jujur dan wajar. Sebagai contoh, manajer dan anggota dewan akan memimpin dengan memberikan contoh dalam mengikuti kebijakan dan prosedur dan menyatakan setiap kepentingan pribadi yang mungkin akan menjadi konflik dengan tugas mereka. Integritas dari laporan keuangan bergantung pada akurasi dan kelengkapan data keuangan.

Pengawasan

Sebuah organisasi harus mengolah dengan baik sumber-sumber keuangan yang dipercayakan dan memastikan bahwa sumber-sumber tersebut digunakan sesuai dengan kepentingannya-hal ini dikenal dengan tanggung jawab keuangan. Dewan utan (contoh: dewan kehormatan) mempunyai tanggung jawab sepenuhnya dalam hal ini. Dalam praktek manajer menerima tanggung jawab keuangan yang bagus melalui perencanaan strategis yang teliti, perkiraan resiko keuangan dan menciptakan sistem dan pengawasan yang tepat.

Standar Akunting

Sistem dan menyimpan dokumen dan data keuangan harus sesuai dengan standar dan prinsip akunting. Setiap akuntan dari seluruh dunia harus dapat memahami sistem penyimpanan data keuangan organisasi.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSMterjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Selengkapnya kedua file tersebut dapat diunduh pada halaman Download, kategori Manajemen Keuangan di sini, atau pada website resmi Mango.

Read More

Empat Pilar Utama dalam Manajemen Keuangan

pilar-pilar penting untuk mendapatkan praktek manajemen keuangan yang baik.

Tidak ada model sistem keuangan uyang tepat untuk seluruh LSM. Tetapi ada beberapa pilar-pilar penting yang harus ada untuk mendapatkan praktek manajemen keuangan yang baik.

Data Akunting

Setiap organisasi harus menyimpan sebuah data transaksi keuangan yang akurat yang menunjukkan penggunaan dana. Data akuntansi juga menyediakan informasi yang jelas bagaimana pengaturan dalam organisasi apakah tujuannya tercapai atau tidak.

Perencanaan Keuangan

Sehubungan dengan perencanaan strategis dan operasional dari organisasi, rencana biaya pengeluaran adalah batu penjuru dari setiap manajemen keuangan dan memainkan perenan penting dalam mengontrol penggunaan dana.

Pengawasan Keuangan

Membuat organisasi memiliki biaya pengeluaran dan merapikan data akunting menjadai jelas dan teratur, sehingga akan mudah untuk membuat laporan keuangan yang membuat manajer dapat melihat kemajuan organisasi.

Tidak ada model sistem keuangan uyang tepat untuk seluruh LSM. Tetapi ada beberapa pilar-pilar penting yang harus ada untuk mendapatkan praktek manajemen keuangan yang baik.

Pengawasan Internal

Sebuah sistem dari pengawasan, pengecekan dan keseimbangan secara bersamaan disebut pengawasan internal – digunakan dalam menjaga aset organisasi dan mengatur resiko internal. Tujuannya ada untuk mencegah adanya pencuri dan untuk mendeteksi kesalahan dan kelalaian dalam data akunting. Sebuah sistem pengawasan internal yang efektif juga dapat melindungi staf dalam menyelesaikan tugas finansial.

Perlu diperhatikan bahwa semua pilar harus berada di tempat secara kontinyu. Kontrol keuangan yang efektif tidak didapatkan dari implementasi yang setengah-setengah. Sebagai contoh, data akunting detil yang disimpan akan sedikit berguna jika data tersebut tidak dicek kesalahannya; data yang tidak akurat akan membuat informasi menjadi tidak jelas yang akan memberi pengaruh buruk pada pengambilan keputusan manajemen keuangan.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSMterjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Selengkapnya kedua file tersebut dapat diunduh pada halaman Download, kategori Manajemen Keuangan di sini, atau pada website resmi Mango.

Read More